Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu

KARTA INFORMACYJNA
URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE ul.1 Maja 16
tel. 91-416-20-11, 91-416-37-80, fax 91-416-27-02

USC.SO VIII/5E

21.02.2024r.

UDOSTĘPNIANIE AKTÓW STANU CYWILNEGO ORAZ ICH AKT ZBIOROWYCH I SKOROWIDZÓW NIE PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO, POMIMO UPŁYWU 100 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI URODZEŃ ORAZ 80 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI MAŁŻEŃSTW I ZGONÓW – WYDAWANIE NIEUWIERZYTELNIONEGO DOKUMENTU LUB WGLĄD DO DOKUMENTU

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. prawo o aktach stanu cywilnego (t. j Dz. U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).

I WYMAGANE DOKUMENTY:

  1. pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o osobiste zapoznanie się z materiałami archiwalnymi, tj. wgląd do księgi stanu cywilnego oraz ich dokumentów zbiorowych i skorowidzów  lub ; lub pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci nieuwierzytelnionej reprodukcji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie
  2. dokument tożsamości zainteresowanego: dowód osobisty lub paszport

II. OPŁATY:
Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu po uprzednim umówieniu wizyty.
  2. Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – do 7 dni.
  3. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e- mail usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. z aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami,
  2. Umożliwienie utrwalenia treści materiałów archiwalnych w postaci notatek, nieuwierzytelnionych reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Zgłoszenie o wydanie nieuwierzytelnionej reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:
    • w siedzibach USC: ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
    • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP
  2. Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mailowej skrzynki wydziałowej: usc@gryfino.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 91416-20-11 wew. 201, 203.
  3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
  4. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:
    - aktów urodzeń – po 100 latach,
    - aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,
    licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

UWAGA:
Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

 
 

Szanowni Państwo!

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych. Kliknięcie przycisku „Przejdź do serwisu” oznacza zgodę na przetwarzanie danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania serwisu.


Klauzula informacyjna ogólna

W związku z zapisami art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
    Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino
    ul. 1 Maja 16
    74 -100 Gryfino
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: burmistrz@gryfino.pl
  2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: iod@gryfino.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu:
    1. realizacji zadań wynikających z przepisów prawa, a w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017r., poz. 1875 ze zm.) oraz z szeregu ustaw kompetencyjnych (merytorycznych), a także obowiązków i zadań zleconych przez instytucje nadrzędne wobec Gminy;
    2. zawarcia i realizacji umów;
    3. ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
    4. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
    5. w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
  4. W związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w pkt. 3, dane osobowe mogą być udostępniane innym upoważnionym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami mogą być:
    1. podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
    2. podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą przetwarzanie odbywa się do czasu wycofania tej zgody.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy przetwarzanie odbywa się przez okres niezbędny do realizacji zawartej umowy, a po tym czasie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych po zakończeniu i rozliczeniu umowy, do czasu wycofania tej zgody.
    Ponadto w przypadku umów o dofinansowanie dane osobowe od momentu pozyskania przechowywane są przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją, trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych.
  6. W związku z przetwarzaniem przez administratora danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
    1. prawo dostępu do treści danych oraz otrzymywania ich kopii na podstawie  art. 15 RODO;
    2.  prawo do żądania sprostowania danych na podstawie art. 16 RODO,
      w przypadku gdy:
      • dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
    3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO, w przypadku gdy:
      • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
    4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, w przypadku gdy:
      • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
      • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
      • administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych - do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
    5. prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
      • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
      • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany; 
    6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych, którego podstawą prawną jest:
      • niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi bądź
      • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

      Z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. W razie wniesienia sprzeciwu, administrator nie może już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
       

  7. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z prawem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora.
    Organem właściwym do wniesienia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  9. W zależności od sfery, w której przetwarzane są dane osobowe, podanie danych osobowych jest dobrowolne albo jest wymogiem ustawowym lub umownym.
  10. Pani/Pana dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
Przejdź do serwisu