ZARZĄDZENIE Nr 120.49.2011
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 23 listopada 2011r.

w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie oraz wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych

Na podstawie § 1 ust.3, 5 i 6, § 2 ust.2 oraz § 39 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akty oraz instrukcji  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miasta  i Gminy w Gryfinie.
2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu dokumentowania przebiegu spraw wpływających do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (Biuro Obsługi Interesantów).
3. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wpływających bezpośrednio do:
   1. Urzędu Stanu Cywilnego - w zakresie podań, wniosków o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego,
   2. Referatu Spraw Obywatelskich - w zakresie wniosków o wydanie dowodów osobistych oraz zgłoszeń meldunkowych.

§ 2.

1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych wyznaczam Panią Krystynę Więch głównego specjalistę w Wydziale Organizacyjnym w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.
2. Do zadań koordynatora należy bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego,  Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego oraz Kierownikowi Referatu Spraw Obywatelskich.

§ 4. Nadzór na realizacją zarządzenia sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy Gryfino.

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 120.8.2011 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 14 lutego 2011r. w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych  w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie oraz wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życia z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

Zarządzeniem Nr 120.8.2011 z dnia 14 lutego 2011r. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino wskazał system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie oraz wyznaczył koordynatora czynności kancelaryjnych. Działanie to podyktowane było realizacją nakazu zawartego w § 1 ust.3 oraz § 2 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia  18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67).
W toku realizacji czynności kancelaryjnych zaistniała potrzeba formalnego uregulowania stosowania w tut. urzędzie programów informatycznych wspomagających wykonywanie czynności kancelaryjnych tj. ewidencjonowanie korespondencji wpływającej - przez pracowników Biura Obsługi Interesantów, a także składanej bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego (USC) i Referacie Spraw Obywatelskich (SEC).
Referat Spraw Obywatelskich ewidencjonuje wpływ wniosków o wydanie dowodów osobistych w programie komputerowym wskazanym i dostarczonym przez Ministerstwo Administracji i Spraw Wewnętrznych. Natomiast zgłoszenia meldunkowe należą do czynności materialno-technicznych załatwianych niezwłocznie, odręcznie. Czynności te są ewidencjonowanie w prowadzonym rejestrze wydanych zaświadczeń.
Podobnie jest w przypadku wniosków o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego załatwianych przez USC.
W związku z powyższym zasadnym jest wydanie nowej regulacji wewnętrznej w tej materii.

Sporządziła:
Krystyna Więch