ZARZĄDZENIE Nr 0152-14/10
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 13 kwietnia 2010 r.

w sprawie ewidencjonowania i przekazywania burmistrzowi (kierownikowi Urzędu Miasta  i Gminy w Gryfinie) korespondencji wpływającej

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym  (Dz.U.  z 2001 r. Nr 142, poz.1591; zmiany: z 2002 r. Nr 23, poz.220, Nr 62, poz.558, Nr 113 poz. 984, Nr 153, poz.1271, Nr 214, poz.1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568; z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203; z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457; z 2006r. Nr 17, poz.128, Nr 181, poz. 1337; z 2007 r. Nr 48, poz.327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218; z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458; z 2009 r. Nr 52, poz. 420 , Nr 157, poz. 1241; z 2010r. Nr 28 poz. 142 i 146) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 0152-10/07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 6 marca 2007 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: Nr 0152 – 53/07 z dnia 12 listopada 2007 r.; Nr 0152 – 23/08 z dnia 10 kwietnia 2008 r., Nr 0152 – 41/08 z dnia 30 czerwca 2008r., Nr 48/08 z dnia 22 sierpnia 2008 r., Nr 0152-14/09 z dnia 14 kwietnia 2009 r., Nr 0152 - 21/09 z dnia 14 maja 2009r., Nr 0152- 31/09 z dnia 30 czerwca 2009 r., Nr 0152-62/09 z dnia 30 grudnia 2009r. i Nr 0152 -10/10  z dnia 25 marca 2010 r.) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Wydział Organizacyjny (Biuro Obsługi Interesantów) ewidencjonuje w programie komputerowym eSOD, z zastrzeżeniem § 2, wszelką korespondencję wpływającą do Urzędu Miasta  i Gminy w Gryfinie i przekazuje ją Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino z wyłączeniem korespondencji załatwianej przez niżej wymienione komórki organizacyjne:
   1. Wydział Organizacyjny:
      1. potwierdzenie własnoręczności podpisu,
      2. odpis świadectwa pracy,
      3. zaświadczenie o zatrudnieniu,
      4. oferty szkoleń, publikacji, książek, programów komputerowych itp.;
   2. Wydział Planowania Przestrzennego, Strategii, Rozwoju i Inwestycji:
      1. ustalenie warunków zabudowy,
      2. ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,
      3. przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy,
      4. zezwolenie na zajęcie pasa drogowego,
      5. zaświadczenie o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego,
      6. wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
      7. wypis i wyrys ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
      8. zaopiniowanie wstępnego projektu podziału nieruchomości;
   3. Urząd Stanu Cywilnego:
      1. podania i wnioski o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego,
      2. protokoły „Zgłoszenia urodzenia dziecka” wpływające z innych urzędów stanu cywilnego,
      3. protokoły uznania ojcostwa wpływające z sądów i innych urzędów stanu cywilnego,
      4. postanowienia i wyroki o zaprzeczeniu ojcostwa oraz o rozwodzie i separacji wpływające  z sądów,
      5. informacje do naniesienia w aktach stanu cywilnego (przypiski) wpływające z innych  urzędów stanu cywilnego,
      6. podania o wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów zagranicznych,
      7. podania o sprostowanie i uzupełnienie aktów,
      8. dokumenty zbiorowe do aktów małżeństw wpływające z innych urzędów stanu cywilnego;
   4. Wydział Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami:
      1. wnioski o wydanie zaświadczeń:
         • o dokonaniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
         • potwierdzających wielkość gospodarstwa rolnego oraz czas wnoszenia opłat z tytułu podatku rolnego,
         • o nie posiadaniu gospodarstwa rolnego,
         • o wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego,
         • o stanie majątkowym,
         • o spłacie należności,
         • o spłacie należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
         • o wielkości posiadanych użytków rolnych,
      2. wnioski dotyczące:
         • wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
         • zmiany we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
         • wydawania duplikatów zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
         • zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej,
         • udzielania informacji o przedsiębiorcach,
         • informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim;
   5. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych:
      1. informacje i deklaracje na podatek od nieruchomości, rolny, leśny i podatek od środków  transportowych,
      2. pisma komorników i naczelników urzędów skarbowych,
      3. wnioski o wydanie zaświadczeń,
      4. akty notarialne,
      5. umowy cywilnoprawne (umowy dzierżawne z np. Agencją Nieruchomości Rolnej, Wojskową Agencją Mieszkaniową, Nadleśnictwem),
      6. pisma Gryfińskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego dotyczące kierowania spraw na drogę sądową, zadłużenia gminnych lokali mieszkalnych i użytkowych,
      7. pisma Ośrodka Pomocy Społecznej i Wydziału Spraw Społecznych o udzielonej pomocy  przekazywane na wniosek wydziału,
      8. postanowienia o umorzeniu lub zawieszeniu postępowań egzekucyjnych,
      9. pisma odpowiadające na wniosek o udostępnienie danych ze zbiorów danych osobowych,
      10. zwroty tytułów wykonawczych,
      11. zwroty ewidencji tytułów wykonawczych,
      12. decyzje, postanowienia, zawiadomienia i inne pisma w zakresie prawa budowlanego,
      13. pisma Starostwa Powiatowego dotyczące informacji w zakresie ewidencji pojazdów,
      14. postanowienia sądów dotyczące kwestii spadkowych, łącznej egzekucji oraz czynności egzekucyjnych,
      15. pisma, postanowienia komorników w zakresie dotyczącym egzekucji sądowej  i administracyjnej;
      16. wnioski o zwrot opłaty skarbowej,
      17. pisma sądów, naczelników urzędów skarbowych, starosty i innych organów w sprawie opłaty skarbowej,
      18. pisma składane w trakcie postępowania podatkowego, odpowiedzi na wezwania w sprawach niezłożonych lub nieprawidłowych informacji podatkowych i deklaracji podatkowych;
   6. Wydział Finansowo – Księgowy:
      1. faktury, rachunki,
      2. sprawozdania finansowo- księgowe;
   7. Referat Spraw Obywatelskich:
      1. dowody osobiste:
         • zawiadomienia o unieważnieniu dowodu osobistego,
         • pisma o przesłanie kopert dowodowych,
         • koperty dowodowe,
         • odcinki B potwierdzające odbiór dowodu osobistego,
      2. ewidencja ludności:
         • wnioski o udostępnienie danych osobowych ze zbioru danych,
         • karta osobowa mieszkańca (KOM),
         • odpisy skróconego aktu urodzenia,
         • odpisy skróconego aktu małżeństwa,
         • odpisy skróconego aktu zgonu,
         • potwierdzenia o zameldowaniu na pobyt stały,
         • potwierdzenia o zameldowaniu na pobyt czasowy,
         • postanowienia w sprawie przekazania pism według właściwości,
         • pisma w sprawach wyborów ogólnokrajowych i lokalnych (zawiadomienia dot. wyborców);
   8. Wydział Edukacji, Kultury, Sportu i Turystyki:
      1. wnioski o przyjęcie dziecka do przedszkola,
      2. zawiadomienia o spełnianiu obowiązku szkolnego,
      3. sprawozdania o liczbie dzieci w niepublicznych punktach i placówkach przedszkolnych,
      4. zawiadomienia o zawarciu z młodocianym pracownikiem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
      5. wnioski o przyznanie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika,
      6. informacje o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela stażysty ( informacje ze szkół, przedszkoli),
      7. wnioski o wszczęcie postępowania egzaminacyjnego na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
      8. informacje kuratorium oświaty o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego,
      9. zawiadomienia kuratorium o zamiarze przeprowadzenia kontroli w szkołach, przedszkolach,
      10. wnioski o przyznanie nagrody ( dla ucznia w ramach corocznej Gali Laureatów, sportowców, nauczycieli),
      11. wnioski o przekazanie środków w ramach programu sołeckiego,
      12. aneksy do arkuszy organizacyjnych,
      13. tytuły wykonawcze dot. niewykonywania obowiązku szkolnego;
   9. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego:
      1. pisma dot. rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
      2. pisma ochotniczych straży pożarnych dot. ochrony przeciwpożarowej.
   10. Biuro Informacji i Promocji:
       1. wnioski o wydanie gadżetów promocyjnych.
2. Wyłączona korespondencja jest przekazywana bezpośrednio naczelnikom/kierownikom komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.

§ 2. Korespondencja dotycząca spraw załatwianych przez Wydział Spraw Społecznych jest ewidencjonowana w programie komputerowym eSOD przez pracowników tego Wydziału  i pozostaje w nim bez obowiązku dekretacji przez Burmistrza Miasta i Gminy.

§ 3. Wszelka korespondencja dotycząca zamówień publicznych, po rejestracji w programie komputerowym eSOD, jest kierowana bezpośrednio do naczelników/kierowników komórek organizacyjnych, które realizują zadania z zakresu zamówień publicznych.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 5. Nadzór na realizacją zarządzenia sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

Potrzeba wprowadzenia zmian w zakresie ewidencjonowania i dekretowania korespondencji wynika z przyczyn organizacyjnych i jest podyktowana poprawą jakości oraz przyspieszenia terminów załatwianych spraw.
Wydział Spraw Społecznych znajduje się poza główną siedzibą kierownictwa Urzędu. Ze względu na bardzo dużą liczbę korespondencji wpływającą do Wydziału Spraw Społecznych zasadnym jest przyznanie pracownikom Wydziału uprawnienia do ewidencjonowania korespondencji wpływającej w programie komputerowym eSOD i przekazywanie jej bezpośrednio naczelnikowi Wydziału.

Sporządziła:
Krystyna Więch