ZARZĄDZENIE NR 0152-65/08
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 11 grudnia 2008 r.

w sprawie powołania komisji dla dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej aktowej zdeponowanej w archiwum zakładowym Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

Na podstawie § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 0152-10/07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 6 marca 2007r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Powołuje się komisję w składzie:
   1. Beata Pluskota  - przewodnicząca komisji, Naczelnik Wydziału Organizacyjnego;
   2. Krystyna Więch - członek komisji, główny specjalista - prowadząca archiwum zakładowe;
   3. Krystian Kosiński - członek komisji, Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych;
   4. Milena Świeboda - członek komisji, Naczelnik Wydziału Finansowo – Księgowego;
   5. Teresa Drążek - członek komisji, Naczelnik Wydziału Działalności Gospodarczej,  Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami;
   6. Janina Major - członek komisji, Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej,  Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska.
2. Zadaniem komisji jest:
   1. dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej aktowej, kwalifikującej się do brakowania po upływie okresu jej przechowania określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych oraz sporządzenie spisu tej dokumentacji;
   2. obligatoryjne uwzględnienie oceny dokumentacji dokonanej przez naczelnika/kierownika danej komórki merytorycznej.
3. Z przeprowadzonych czynności komisja sporządza protokół, którego integralną część stanowi spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie. Protokół podpisują członkowie komisji.

§ 2. Komisja ulega rozwiązaniu po wykonaniu zadania i uzyskaniu zgody na brakowanie Archiwum Państwowego w Szczecinie.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Gminy.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

Realizując dyspozycję zawartą w § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.  w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r. Nr 167 poz. 1375) oraz potrzebą dokonania brakowania dokumentacji aktowej, dla której upłynął okres przechowywania w archiwum zakładowym Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie - koniecznym jest powołanie komisji dla dokonania oceny i wydzielenia tej dokumentacji. W związku z powyższym, naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych otrzymali wydruki dokumentacji ( każdy – wg właściwości merytorycznej) kwalifikującej się do zniszczenia - w celu jego weryfikacji.
Liczba komórek mających dokonać weryfikacji wydruków wynosi – 15. Z tej przyczyny zasadnym jest powołanie  w skład komisji naczelników komórek organizacyjnych tych komórek, które mają największą liczbę tytułów do brakowania.

Sporządziła:
Krystyna Więch