ZARZĄDZENIE Nr 0152-60/07
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 18 grudnia 2007 r.

w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie  ustawy prawo zamówień publicznych  oraz regulaminu pracy komisji przetargowych

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 oraz 33 ust 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.  o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568; z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203; z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457; z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337; z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 0152-10/07 Burmistrza Miasta  i Gminy Gryfino z dnia 6 marca 2007 r. w związku z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, Nr 170, poz. 1217, Nr 227, poz. 1658; z 2007 r. Nr 64, poz. 427, Nr 82, poz. 560) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Wprowadzam zasady wykonywania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie ustawy prawo zamówień publicznych, zwane dalej Zasadami, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Nadaję Urzędowi Miasta i Gminy w Gryfinie regulamin pracy komisji przetargowych, zwany dalej regulaminem, stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 0152-26/06  Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino  z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta  i Gminy w Gryfinie.

§ 3. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierzam Zastępcom Burmistrza Miasta  i Gminy Gryfino, Sekretarzowi Miasta i Gminy Gryfino oraz Skarbnikowi Miasta i Gminy Gryfino zgodnie z ustalonym podziałem zadań i kompetencji.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2008 r. i ma zastosowanie do postępowań rozpoczętych po tym dniu.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

W związku z nowelizacją przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późniejszymi zmianami) należy dostosować regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie do obowiązujących przepisów.
Proponuję uchylić zarządzenie Nr 0152-26/06  Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino  z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta  i Gminy w Gryfinie i wprowadzić w jednym akcie:

1. zasady wykonywania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie ustawy prawo zamówień publicznych obejmujące między innymi procedury udzielania zamówień do 14 000 euro,
2. regulamin pracy komisji przetargowych.

Przygotowała:
Angelika Szulc

 

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 0152-60/07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 grudnia 2007 r.

 

ZASADY WYKONYWANIA W URZĘDZIE MIASTA I GMINY W GRYFINIE
USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Rozdział 1
Zasady ogólne

§ 1.

1. Postanowienia niniejszych zasad regulują udzielanie zamówień publicznych oraz sprawozdawczość.
2. Zasady stosuje się do zadań wykonywanych przez Urząd Miasta i Gminy  w Gryfinie na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, ustaw szczególnych oraz porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego i administracją rządową.

§ 2. Ilekroć w niniejszych Zasadach jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych;
2. zamówieniu publicznym, zwanym dalej zamówieniem – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą / zleceniem wykonania zamówienia, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
3. zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Gryfino;
4. kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino;
5. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydział, referat, biuro,
6. kursie euro – należy przez to rozumieć kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.

§ 3. Zamówienia dzielą się na:

1. zamówienia, do udzielania których stosuje się przepisy ustawy i niniejszego zarządzenia,
2. zamówienia wyłączone z ustawy, o których mowa w art. 4 ustawy, do których stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.

§ 4.

1. Za organizację zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie jest odpowiedzialny Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino.
2. Organizacja zamówień w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie należy do:
   1. naczelników / kierowników komórek organizacyjnych;
   2. komisji przetargowych.

Rozdział 2
Udzielanie zamówień wyłączonych z ustawy

§ 5.

1. Zamówienia wyłączone z ustawy to:
   1. zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 1 – 7 i 10 – 11 ustawy oraz
   2. zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (inne niż określone w pkt 1).
2. Udzielając zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 należy kierować się zasadą gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych.
3. Udzielając zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, należy również przestrzegać niżej wymienionych zasad:
   1. należy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polegać może na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców np. poprzez rozesłanie zapytań, przeprowadzenie rozmów telefonicznych, spotkania z wykonawcami itp.,
   2. każdorazowo należy sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia (jeżeli jest to możliwe) ze wskazaniem kursu euro, określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy, zwanego dalej kursem euro,
   3. zasady określone w pkt 1 i 2 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, w szczególności z następujących powodów:
      1. zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,
      2. przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy,
      3. zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
      4. przedmiot zamówienia związany jest z działalności twórczą i artystyczną w dziedzinie kultury i sztuki,
      5. występują inne przyczyny ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca,
   4. w sytuacji, o której mowa w pkt 3 należy sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2; notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia (jeżeli jest to możliwe) ze wskazaniem kursu euro.
4. Do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 7 000 euro nie stosuje się postanowień ust. 3, ale należy kierować się zasadą gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych.
5. Do zamówień, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 wykonawcy nie przysługuje prawo wniesienia protestu.

Rozdział 3
Umowy o zamówienie publiczne

§ 6.

1. Umowy o zamówienie publiczne, poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z ustawy oraz kodeksu cywilnego, powinny:
   1. określać zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jeżeli było wymagane,
   2. zawierać uregulowania dotyczące wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
2. Umowa o zamówienie publiczne powinna być zaparafowana przez radcę prawnego.
3. W przypadku zamówień do kwoty 14 000 euro można zlecić wykonanie zamówienia bez podpisywania umowy.
4. Zlecenie wykonania zamówienia powinno zawierać, co najmniej: termin wykonania zamówienia, formę i termin płatności, okres gwarancji, sposób fakturowania.
5. Osobami upoważnionymi do podpisania umów / zleceń wykonania zamówienia do kwoty 14 000 euro mogą być inne osoby - w ramach powierzonych im zadań.

Rozdział 4
Postępowanie odwoławcze

§ 7.

1. W przypadku wniesienia odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w rozprawie odwoławczej uczestniczą pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie - członkowie komisji przetargowej i/lub osoba odpowiedzialna za wykonanie przedmiotu zamówienia.
2. W rozprawie odwoławczej mogą uczestniczyć osoby świadczące pracę  w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie na innej podstawie niż stosunek pracy.
3. Uczestnicy rozprawy odwoławczej działają w ramach udzielonego przez kierownika zamawiającego pełnomocnictwa.

Rozdział 5
Sprawozdawczość

§ 8.

1. Naczelnicy wydziałów / kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do przekazania do Wydziału Organizacyjnego rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
2. Wydział Organizacyjny na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 1 opracowuje sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, które przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
3. Zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór oraz sposób przekazywania określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podstawie art. 98 ust. 4 ustawy.

 

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 0152-60/07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 grudnia 2007 r.

 

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWYCH

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych;
2. zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Gryfino;
3. kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino;
4. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydział, referat, biuro;
5. wnioskującym o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć naczelników / zastępców naczelników / kierowników komórek organizacyjnych (osoby zastępujące naczelników / kierowników komórek organizacyjnych);
6. regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych powyżej 14 000 euro w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
7. komisji – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez kierownika zamawiającego do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
8. przewodniczącym – należy przez to rozumieć przewodniczącego komisji przetargowej;
9. sekretarzu – należy przez to rozumieć sekretarza komisji przetargowej;
10. biegłym – należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiadomości specjalne.

Rozdział 2
Organizacja i skład komisji przetargowej

§ 2.

1. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do przeprowadzenia postępowania bądź postępowań o udzielenie zamówienia.
2. Komisję obowiązują w szczególności:
   1. przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,
   2. przepisy dotyczące finansów publicznych,
   3. postanowienia Zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie ustawy prawo zamówień publicznych,
   4. postanowienia niniejszego Regulaminu.

§ 3.

1. Komisję powołuje i odwołuje, w drodze zarządzenia, kierownik zamawiającego.
2. Komisja może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania  i przeprowadzenia określonych postępowań.
3. Naczelnik wydziału / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za merytoryczne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego we wniosku o wszczęcie postępowania skierowanym do kierownika zamawiającego, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu, proponuje, spośród osób powołanych zarządzeniem, o którym mowa w ust. 1, osoby, które miałyby wziąć udział w pracach komisji w konkretnym postępowaniu ze wskazaniem funkcji, jaką miałyby w niej pełnić.
4. W przypadku nieobecności naczelnika wydziału / kierownika komórki organizacyjnej z wnioskiem, o którym mowa w ust. 3 występuje zastępca naczelnika / kierownik referatu odpowiedzialnego za realizację wykonania przedmiotu zamówienia (osoba zastępująca naczelnika / kierownika komórki organizacyjnej).
5. Kierownik zamawiającego akceptując wniosek o wszczęcie postępowania wyznacza osoby, o których mowa w ust. 3 do pracy w konkretnym postępowaniu.
6. W skład komisji powołuje się pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.
7. Projekt zarządzenia w sprawie powołania komisji opracowuje naczelnik wydziału / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację wykonania przedmiotu zamówienia, a w przypadku nieobecności naczelnika / kierownika komórki organizacyjnej – zastępca naczelnika / kierownik referatu odpowiedzialnego za realizację wykonania przedmiotu zamówienia (osoba zastępująca naczelnika / kierownika komórki organizacyjnej).
8. W zarządzeniu w sprawie powołania komisji określa się, co najmniej:
   1. przedmiot zamówienia – nazwę zamówienia;
   2. skład osobowy komisji przetargowej.

§ 4.

1. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.
2. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący.
3. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz.
4. Sekretarz może jednocześnie pełnić funkcję przewodniczącego komisji.

§ 5.

1. Prace komisji koordynuje wnioskujący o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Koordynacja prac komisji w szczególności polega na:
   1. zaproponowaniu przewodniczącego, sekretarza i pozostałych członków komisji,
   2. sprawdzaniu terminowej realizacji czynności wynikających z określonych w ustawie trybów postępowania o udzielenie zamówienia,
   3. udzielaniu pomocy w związku z prowadzonymi czynnościami w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 6.

1. Zmiana składu komisji może nastąpić w trybie zarządzenia kierownika zamawiającego.
2. Zarządzenie nie jest wymagane w przypadku komisji stałej, spośród której proponuje się osoby, które miałyby wziąć udział w pracach komisji w konkretnym postępowaniu. Zmiana składu komisji następuje w momencie akceptacji przez kierownika zamawiającego wniosku naczelnika  wydziału / kierownika komórki organizacyjnej,  a w przypadku jego nieobecności – zastępcy naczelnika / kierownika referatu odpowiedzialnego za realizację wykonania przedmiotu zamówienia (osoby zastępującej naczelnika / kierownika komórki organizacyjnej).
3. Zarządzenie i wniosek, o których mowa w ust. 1 i 2 powinny wskazywać przyczyny zmiany składu komisji.
4. Projekt zarządzenia w sprawie zmiany składu komisji opracowuje naczelnik wydziału / kierownik komórki organizacyjnej, a w przypadku jego nieobecności – zastępca naczelnika / kierownik referatu odpowiedzialnego za realizację wykonania przedmiotu zamówienia (osoba zastępująca naczelnika / kierownika komórki organizacyjnej).

Rozdział 3
Tryb pracy komisji

§ 7.

1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania.
2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli protesty / odwołania zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich składania.
3. Miejsce i termin posiedzeń komisji wyznacza przewodniczący.

§ 8.

1. Komisja dokumentuje wykonane czynności sporządzając pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie określonym w ustawie  i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.
2. Komisja podejmuje decyzje, w obecności co najmniej połowy jej członków,  w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen.
3. Członkom komisji nie przysługuje prawo wstrzymania się od głosu.
4. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.
5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji, przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin nie powodujący naruszenia terminów określonych w ustawie.
6. Przewodniczący dokumentuje w formie pisemnej przyczyny odroczenia posiedzenia, o którym mowa w ust. 5, które niezwłocznie przekazuje kierownikowi zamawiającego.

§ 9.

1. Komisja może wnioskować do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego do wykonania określonych w toku jej prac czynności, jeżeli wymagane są wiadomości specjalne.
2. Wniosek powinien zawierać wskazanie kandydatury biegłego oraz przedmiot  i termin sporządzenia pisemnej opinii.

Rozdział 4
Obowiązki i prawa członków komisji

§ 10. Do obowiązków przewodniczącego, w szczególności należy:

1. organizowanie prac komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w zarządzeniu o jej powołaniu,
2. odebranie od osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa  w art. 17 ustawy, a w przypadku złożenia oświadczenia o istnieniu takich okoliczności, niezłożenia oświadczenia, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, poinformowanie kierownika zamawiającego o tym fakcie,
3. nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonej przez sekretarza,
4. informowanie kierownika zamawiającego o przebiegu prac komisji,
5. wnioskowanie do kierownika zamawiającego o wyłączeniu osoby, o której mowa w pkt 2, z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 ustawy lub odwołanie ze składu komisji z innych uzasadnionych powodów (np. absencja chorobowa),
6. prowadzenie sesji otwarcia ofert,
7. sprawdzanie z członkami komisji ważności ofert, poprzez ustalenie czy:
   1. złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi  w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
   2. wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania,
   3. oferta nie podlega odrzuceniu,
8. konsultowanie z radcą prawnym projektu decyzji w sprawie wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty w przypadku wątpliwości formalno-prawnych,
9. wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 11. Do obowiązków sekretarza w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:

1. dokumentowanie podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników,
2. opracowywanie z udziałem pozostałych członków komisji przetargowej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem oraz wysyłanie wszelkiej korespondencji do wykonawców,
3. dokonywanie czynności związanych z ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz udzieleniem zamówienia publicznego,
4. przekazanie informatykom w wersji elektronicznej ogłoszenia o zamówieniu publicznym, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyjaśnień treści specyfikacji, jej modyfikacji, zapytań i innych, jeżeli tak stanowi ustawa, celem umieszczenia na stronie internetowej zamawiającego,
5. powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń,
6. przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą,
7. czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji,
8. przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych,
9. przygotowanie materiałów z postępowania do archiwizacji,
10. przedkładanie Wydziałowi Organizacyjnemu informacji niezbędnych do przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych,
11. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielenia zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 12. Do obowiązków wszystkich członków komisji w szczególności należy:

1. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,
2. wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji,
3. uczestnictwo w posiedzeniach i w pracach komisji,
4. dokonanie oceny spełnienia przez wykonawców wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, które określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
5. wnioskowanie o powołanie biegłego w przypadku wątpliwości dotyczących oceny ofert  w zakresie przedmiotu zamówienia,
6. niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji,
7. udział w przygotowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu umowy, jeżeli do wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszego regulaminu nie został dołączony projekt umowy tylko ogólne warunki umowy,
8. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 13. Członkowie komisji indywidualnie odpowiadają za wykonane czynności określone w zakresach obowiązków, o których mowa w § 10-12 oraz ustawie i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

§ 14. Członkowie komisji w szczególności mają prawo do:

1. dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji, w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych,
2. zgłaszania przewodniczącemu w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji.

Rozdział 5
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania

§ 15.

1. Do czynności komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:
   1. opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia; specyfikacja powinna być zaparafowana przez członków komisji i radcę prawnego,
   2. sporządzanie projektu wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert,
   3. prowadzenie negocjacji z wykonawcami w trybach określonych ustawą,
   4. otwarcie ofert,
   5. dokonanie oceny czy wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone  w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
   6. wnioskowanie o wykluczenie wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego,
   7. wnioskowanie o odrzucenie oferty,
   8. dokonanie oceny ofert ważnych,
   9. przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
   10. wnioskowanie o unieważnienie postępowania,
   11. zapoznanie się z wniesionymi przez wykonawców protestami oraz przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia wraz z uzasadnieniem,
   12. w przypadku wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia protestu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych przygotowanie projektu stanowiska i dokumentacji postępowania,
   13. opracowanie projektu umowy, jeżeli do wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszego regulaminu nie został dołączony projekt umowy tylko ogólne warunki umowy; projekt umowy powinien być zaparafowany przez członków komisji i radcę prawnego.
2. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do złożenia oferty, w szczególności wykonuje następujące czynności:
   1. sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,
   2. sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),
   3. sprawdza czy oferty zostały złożone w komórce organizacyjnej wskazanej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do złożenia oferty,
   4. odsyła oferty złożone po terminie bez ich otwierania.
3. Każdy członek komisji dokonuje oceny ofert wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.
4. Członkowie komisji zobowiązani są do przestrzegania szczegółowych wymagań  i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych, które zostały określone w odrębnych przepisach.
5. Przewodniczący wraz z sekretarzem przygotowuje materiały z postępowania  o udzielenie zamówienia publicznego do ewentualnej kontroli.

§ 16. Komisja przetargowa w szczególności:

1. weryfikuje wniosek, którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszego regulaminu w zakresie zgodności podstawy prawnej proponowanego trybu postępowania z uzasadnieniem faktycznym, opisu oraz szacunkowej wartości zamówienia;
2. wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie trybu postępowania - wzór wniosku stanowi załącznik Nr 2 do regulaminu;
3. wnioskuje o zatwierdzenie wyboru wykonawcy – wzór wniosku stanowi załącznik Nr 3 do regulaminu.

§ 17.

1. Przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi zamawiającego pisemny protokół z załącznikami zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania.
2. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty komisja przetargowa przedkłada kierownikowi zamawiającego projekt umowy.
3. Niezwłocznie po podpisaniu umowy sekretarz komisji przedkłada Wydziałowi Organizacyjnemu informację o udzielonym zamówieniu publicznym – wzór informacji stanowią  załącznik Nr 4 i załącznik Nr 5 do regulaminu.

Rozdział 6
Postanowienia końcowe

§ 18. Regulaminu nie stosuje się do postępowań prowadzonych na podstawie art. 16 ustawy.