ZARZĄDZENIE Nr 0151-77a/04
BURMISTRZA  MIASTA I GMINY  GRYFINO
z dnia   30 kwietnia 2004r.

w sprawie procedur kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino

Na podstawie art. 28 a, art. 35 a ust. 2 i 3, art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15 poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851, z 2004r. Nr 19, poz. 177).

§ 1.  Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino sprawuje ogólny nadzór nad realizacją, określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków budżetu Gminy.

§ 2.  Burmistrz kontroluje podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych  w zakresie przestrzegania:

• realizacji procedur kontroli wydatków w tym zgodności z planem finansowym;
• zasad wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań,  w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki;
• sposobu wykorzystania wyników kontroli.

§ 3.  Kontrolą, o której mowa w § 2 obejmuje się w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino.

§ 4.  Burmistrz w porozumieniu z audytorem wewnętrznym określają na każdy rok obrachunkowy zakres przedmiotowy i podmiotowy kontroli oraz wielkość wydatków objętych kontrolą.

§ 5.  Szczegółowe zasady wykonywania nadzoru przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino oraz Kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarowania środkami publicznymi zgodnie z art. 28 a ust. 1 ustawy o finansach publicznych stanowi  załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 6.  Kontrolę przeprowadza się w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino według załącznika Nr 2 do zarządzenia.

§ 7.  Procedury zawarte w niniejszym zarządzeniu stosuje się odpowiednio przy kontroli spółek prawa handlowego, handlowego których Gmina ma więcej niż 50% udziałów w trybie art. 212 kodeksu spółek handlowych.  Wykaz tych spółek zawarty jest w załączniku Nr 2 do zarządzenia.

§ 8.  Wykonanie zarządzenia powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, audytorowi wewnętrznemu, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino.

§ 9.  Traci moc uchwała Nr 198/207/02 Zarządu Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 listopada 2002 r. w sprawie kontroli przestrzegania przez jednostki organizacyjne Gminy Gryfino realizacji procedur, zasad wstępnej oceny celowości poniesienia wydatków oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2004r

Z up.  Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
Eugeniusz Kuduk
Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino

 

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 0151 – 77 a /04

PROCEDURY  KONTROLI  W  JEDNOSTKACH  ORGANIZACYJNYCH  GMINY  GRYFINO

ROZDZIAŁ  1
Przepisy ogólne

§ 1.

1. Sprawowanie nadzoru przez Burmistrza i naczelników/kierowników jednostek w zakresie gospodarowania środkami publicznymi w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków budżetu Gminy oraz gospodarowania mieniem.
2. Nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi sprawowany jest pod względem legalności, gospodarności i celowości.
3. Nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi zgodnie z art. 35a ust.2 ustawy o finansach publicznych obejmuje:
   1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
   2. badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
   3. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur, o których mowa w pkt 1.

§ 2.  Nadzór wg kryteriów określonych w § 1 pkt 1, 2, 3, należy rozumieć jako:

1. kontrole legalności tj. badanie zgodności z obowiązującymi normami prawa.
   W przypadku kontroli finansowej zgodności wydatkowania środków z:
   1. ustalonym planem finansowym,
   2. obowiązującymi przepisami prawa i unormowaniami wewnętrznymi,
   3. warunkami realizacji wcześniej zawartych umów i porozumień.
2. kontrolę gospodarności tj. ocenę kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych  i finansowych pod względem racjonalnego gospodarowania (wydatkowanie środków w sposób oszczędny zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych);
3. kontrole celowości tj. badanie zgodności operacji bieżących i już zrealizowanych, stanów faktycznych, z planem wydatkowania środków z budżetu Gminy ustalonym na dany rok budżetowy.

§ 3.

1. Przez procedury kontroli należy rozumieć zasady i sposoby postępowania przyjęte w danym środowisku kontrolnym ustanowione dla osiągnięcia celów jednostki.  Procedury kontroli wewnętrznej stanowią wszystkie środki kontroli wewnętrznej mające na celu zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości.
2. Procedury kontroli finansowej obejmują sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie  i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:
   1. pobierania i gromadzenia środków budżetu Gminy;
   2. zaciągania zobowiązań finansowych;
   3. dokonywania wydatków ze środków budżetu Gminy;
   4. udzielania zobowiązań publicznych;
   5. zwrotu środków publicznych.
3. Procedury obejmują wszystkie podejmowane w jednostce organizacyjnej Gminy operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków z budżetu Gminy oraz gospodarowania mieniem Gminy.

§ 4.  Zasady zapewniające prawidłowość gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej zostały zawarte w Uchwale Nr 161/157/02 Zarządu Miasta i Gminy Gryfino z dnia 06 lutego 2002r. w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w jednostkach organizacyjnych Gminy.

§ 5.  Ilekroć mowa o kontroli:

1. wstępnej – należy przez to rozumieć kontrolę polegającą na bieżącej kontroli dochodów i wydatków z budżetu Gminy, badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonania mających na celu ustalenie czy ich wykonanie przebiega prawidłowo i jest zgodne z ustalonymi przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków;
2. bieżącej – należy przez to rozumieć badanie rzeczywistego stanu składników majątkowych i prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem itp.;
3. następnej – należy przez to rozumieć kontrolę polegającą na badaniu dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów.

ROZDZIAŁ 2
Procedury kontroli wydatków w tym zgodności z planem finansowym.

§ 6.1.  Kontrolę wstępną operacji finansowych i gospodarczych oraz oceny celowości wydatków na etapie zaciągania zobowiązań finansowych w jednostkach organizacyjnych Gminy wykonuje się w ramach kontroli funkcjonalnej.
Kontrolę funkcjonalną sprawują:

1. Burmistrz Miasta i Gminy;
2. Z-ca Burmistrza Miasta i Gminy;
3. Skarbnik Miasta i Gminy;
4. naczelnicy/kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy;
5. audytor wewnętrzny oraz inni pracownicy zobowiązani do jej wykonania w ramach powierzonych zadań.

§ 7.  Zasady dokonywania wydatków przez jednostki organizacyjne:

1. wydatki publiczne mogą być ponoszone przez jednostkę na cele i w wysokościach ustalonych w jej planie budżetu;
2. jednostki dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków;
3. jednostki dokonują zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych;
4. wydatki z budżetu Gminy powinny być dokonywane:
   1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
   2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
   3. w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

§ 8.  Osoby wymienione w § 6 mogą upoważnić swoich zastępców, naczelników wydziałów lub innych pracowników odpowiedzialnych za wystawienie dokumentów podlegających kontroli do wykonywania obowiązków kontroli funkcjonalnej.  Upoważnienie takie nie zwalnia jednak tych osób od odpowiedzialności za należyte wykonanie obowiązków kontrolnych wynikających z ich zakresów czynności.

§ 9.  Celem zapewnienia skuteczności kontroli funkcjonalnej zobowiązuje się Burmistrza,  kierowników/naczelników i dyrektorów do:

1. ścisłego przestrzegania obowiązków pracowniczych określonych w zakresach czynności;
2. ścisłego przestrzegania instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
3. sprawowania pieczy nad składnikami majątku; powierzenie pracownikom poszczególnych składników majątku następuje w oparciu o protokoły zdawczo-odbiorcze.

ROZDZIAŁ 3
Przedmiot procedur

§ 10.

1. Procedurami kontroli objęte są wszystkie wydatki ustalone planem finansowym jednostki, a w szczególności:
   1. wydatki bieżące, w tym wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń;
   2. wydatki majątkowe, w tym na realizację zadań i zakupów inwestycyjnych;
   3. wydatki związane z realizacją zadań z zakresu zadań zleconych, z zakresu administracji rządowej przyjętych w drodze umów i porozumień;
   4. wydatki na finansowanie lub dofinansowanie zadań własnych jednostki, realizowanych przez jednostki nie zaliczone do sektora finansów publicznych.
2. Procedury kontroli obejmują formy kontroli:
   1. kontrolę wstępną;
   2. kontrolę bieżącą;
   3. kontrolę następną.
3. Kontrolę wydatków przeprowadza się według kryterium:
   1. legalności;
   2. celowości;
   3. gospodarności.

ROZDZIAŁ  4 
Uczestnicy procedury kontroli wydatków

§ 11.  Za praktyczną realizację systemu kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Gminy odpowiadają Skarbnik Miasta i Gminy Główni Księgowi jednostek organizacyjnych Gminy, do których należą następujące zadania:

1. prowadzenie rachunków jednostek;
2. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
3. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
4. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
5. podpisywanie dokumentów dotyczących poszczególnych operacji;
6. podejmowanie decyzji w sprawie zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności  z prawem;
7. podejmowanie decyzji w sprawie zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących operacji;
8. zapewnienia, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków a jednostka posiada środki na ich pokrycie;
9. w razie ujawnienia nieprawidłowości, dokument zwracany jest właściwemu rzeczowo pracownikowi a w razie ich nie usunięcia następuje odmowa podpisania dokumentu, o czym zawiadamia się pisemnie kierownika jednostki;
10. Skarbnik Miasta i Gminy i Główni Księgowi w jednostkach organizacyjnych mogą żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych:
    1. udzielania w formie pisemnej lub ustnej niezbędnych wyjaśnień i informacji,
    2. udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
11. Skarbnik Miasta i Gminy i Główni Księgowi w jednostkach organizacyjnych mogą wnioskować do kierowników o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§ 12.  Do zasad kontroli finansowej należy:

1. dokonywanie co najmniej raz na cztery lata inwentaryzacji środków trwałych materiałów budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.  Inwentaryzacja materiałów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo – wartościową nie rzadziej niż raz na dwa lata, z tym jednak, że inwentaryzację materiałów bibliotecznych należy przeprowadzić w terminach określonych przepisami szczegółowymi.  Inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy przeprowadzić co najmniej raz w kwartale, a obowiązkowo na ostatni dzień roku kalendarzowego;
2. dążenie do stworzenia jak najlepszych warunków do pełnienia dozoru nad powierzonym  mieniem osobom materialnie odpowiedzialnym;
3. Sprawdzanie, czy pracownikom wydającym polecenie w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi nie powierzono wykonania czynności polegających na wykonywaniu tych poleceń.

§ 13.  Czynności kontroli  finansowej należy dokonywać we wszystkich fazach działalności  w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następnej.

§ 14.

1. Kontrola wstępna  jako kontrola decyzji i operacji zamierzonych ma na celu zapobieganie nieprawidłowym działaniom poprzez sprawdzenie czy zamierzone czynności są zgodne z punktu widzenia następujących kryteriów:
   1. sprawozdawczości organizacyjnej,
   2. celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków z budżetu Gminy,
   3. efektywności i gospodarności,
   4. rzetelności,
   5. legalności.
2. Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania.  Obejmuje ona obowiązki, zwłaszcza w zakresie badania prawidłowości projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, sprawdzenia i akceptacji oraz rozliczenia kosztów i wydatków.  Kontroli wstępnej podlegają także projekty planów, przedsięwzięć, propozycje podziału funduszy itp.
3.  Dowodem dokonania kontroli wstępnej dokumentów jest złożenie podpisu upoważnionej osoby.
4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, osoba kontrolująca:
   1. zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą,
   2. odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami i niecelowych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie przełożonego.
5. Przełożony, który został poinformowany o faktach określonych w ust. 4 pkt 2 podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiedniego do wagi nieprawidłowości.

§ 15.

1. Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania.  Ma ona na celu stwierdzenie czy czynności wykonywane są prawidłowo  i zgodnie z ustalonymi wyznaczeniami (wskaźnikami panu, limitami, kwotami kosztorysów, dokumentacją, normami zużycia zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania itp.).
2. Kontroli bieżącej podlega również stan pieniężnych składników majątku między innymi poprzez przeprowadzenie inwentaryzacji kasy, magazynu, mienia w użytkowaniu oraz poprzez badanie prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, pożarem  i innymi szkodami.
3. Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzić w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do spełniania określonych czynności kontrolnych.

§ 16.

1. Kontrola następna polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych.
2. W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnieniu badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników winnych zaniedbań w wyniku których postały nieprawidłowości i straty.
3. Kontrolę następną sprawują przede wszystkim osoby na stanowiskach kierowniczych, ogniwa kontroli społecznej, oraz osoby zatrudnione w komórce audytu i kontroli wewnętrznej.

§ 17.

1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nieprawidłowości  w przebiegu operacji gospodarczych i związanych z nimi dokumentach, osoba kontrolująca zobowiązana jest do podjęcia czynności w ramach swoich kompetencji zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, ewentualnie do powiadomienia przełożonego, który podejmie te czynności.
2. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca obowiązana jest powiadomić bezpośredniego przełożonego, a oprócz tego Burmistrza Miasta i Gminy oraz zabezpieczyć dokumenty  i przedmioty stanowiące dowód tego czynu.
3. W każdym przypadku ujawnienia przekroczenia dyscypliny finansów publicznych lub naruszenia prawa osoba kontrolująca zobowiązana  jest do:
   1. ustalenia jakie warunki i okoliczności umożliwiły lub sprzyjały przekroczeniu dyscypliny finansów publicznych oraz naruszeniu prawa (sporządzenie protokołu);
   2. zbadania czy przekroczenie dyscypliny finansów publicznych lub naruszenie prawa wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontrolnych;
   3. przedstawienia Burmistrzowi Miasta i Gminy wniosków w sprawie wyciągnięcia konsekwencji służbowych oraz przedsięwzięcia odpowiednich środków w celu zapobieżenia w przyszłości podobnym czynom;
   4. przygotowania projektu decyzji Burmistrza Miasta i Gminy zawierającej zawiadomienie o fakcie zaistnienia przestępstwa do właściwego organu ścigania (ustalenie zaleceń pokontrolnych).

ROZDZIAŁ 5
Kontrola dowodów księgowych

§ 18.

1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością przez co należy rozumieć, że decyzje odzwierciedlone w dokumentach dokonywane są z zachowaniem następujących zasad:
   1. celowości – celowość działania to ocena operacji występujących w Urzędzie i podległych jednostkach pod kątem widzenia ich gospodarczej zgodności z planem, harmonogramem wydatków, limitami i innymi decyzjami;
   2. legalności – to jest zgodności z obowiązującymi w danej jednostce przepisami, w tym również w zakresie źródeł finansowania oraz stosowania, cen taryf i stawek;
   3. rzetelności – oznacza zgodność z prawdą;
   4. gospodarności – to jest najbardziej oszczędnego zużycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu uzyskania w danych warunkach pożądanych efektów;
   5. sprawności organizacji – to ujawnienie odchyleń od stanów prawidłowych, skuteczne przeciwdziałanie niepożądanym zjawiskom.
2. Kontrola formalno – rachunkowa – dowodów księgowych polega na przeprowadzeniu czynności badawczych pod kątem kompletności i poprawności cech dokumentów oraz poprawności działań arytmetycznych.  Kontrola formalno-rachunkowa w odniesieniu do dowodów księgowych polega na sprawdzeniu prawidłowości wypełnienia dowodów i tak, czy:
   1. określenie wystawcy zawiera (np. pieczęć jednostki lub komórki organizacyjnej);
      1. wskazanie stron uczestniczących w operacji,
      2. data wykonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
      3. właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartościowe i ilościowe ujęcie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,
      4. podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji złożone odręcznie atramentem lub długopisem;
   2. zastosowano właściwy formularz dla udokumentowania operacji,
   3. wystawiono do danego dokumentu inne niezbędne dokumenty towarzyszące,
   4. wpisano na dokumencie ilość załączników i czy załączniki dołączono,
   5. badany dokument jest oryginałem czy kopią,
   6. nie popełniono w dokumencie błędów rachunkowych,
   7. w dokumencie nie dokonano nieformalnych poprawek.

   Nieprawidłowo wypełnione dokumenty ulegają zwrotowi.

§ 19.  Stwierdzone błędy w dowodach księgowych wewnętrznych można poprawić tylko przez skreślenie niewłaściwego napisanego tekstu lub kwoty i wpisanie tekstu lub kwoty właściwej.  Skreślenia dokonuje się w taki sposób aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną.  Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w datę i podpis osoby upoważnionej.

§ 20.  Na dowód sprawdzenia w ramach kontroli, kontrolujący obowiązany jest zaopatrzyć dokument swoim podpisem, pieczęcią oraz datą.

ROZDZIAŁ 6
Kontrola kasy i obrotów gotówkowych.

§ 21.

1. Kontrola środków pieniężnych w kasie i obrotu gotówkowego obejmuje następujące zagadnienia gospodarki kasowej:
   1. wyrywkowa kontrola stanu kasy i zgodności z raportem kasowym;
   2. sprawdzenie czy celowo nie zawyżono przychodów lub podwyższono rozchody przez wadliwe sumowanie;
   3. sprawdzenie czy między kolejnymi raportami kasowymi jest zachowana ciągłość salda – to jest zgodność stanu początkowego ze stanem końcowym z poprzedniego raportu kasowego;
   4. skontrolowanie czy kwoty pobrane czekiem z banku są przyjmowane do kasy w tym samym dniu;
   5. zabezpieczenie środków pieniężnych znajdujących się w kasie przed kradzieżą i zniszczeniem;
   6. organizacja pracy kasjera;
   7. inwentaryzacja stanu gotówki w kasie.
2. Kontrola kasy dokonywana jest w oparciu o unormowania zawarte w Instrukcji kasowej jednostki organizacyjnej Gminy.

ROZDZIAŁ 7 
Kontrola obrotów bankowych i kredytów

§ 22.

1. Kontrola obrotów bankowych na kontach bankowych polega na wstępnej kontroli obrotu bezgotówkowego w zakresie badania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.
2. Kontrola merytoryczna dokonywanych operacji bankowych na rachunkach bieżących, inwestycyjnych, lokat pieniężnych, rachunkach bankowych specjalnych, rachunkach kredytów oraz kontach kredytów bankowych polega na:
   1. bieżącym sprawdzaniu wyciągów bankowych,
   2. konfrontacji operacji przychodów i rozchodów wyciągów bankowych z dokumentami kasowymi i dokumentami księgowymi,
   3. bieżącym księgowaniu obrotów bankowych, przelewów bankowych,
   4. badaniu terminowej spłaty kredytów i rozliczania kredytów,
   5. kontroli wystawienia i realizowania czeków gotówkowych i rozrachunkowych, zasadności poręczeń i gwarancji.

 

ROZDZIAŁ 8
Kontrola należności i zobowiązań

§ 23.

1. Zadaniem kontroli rozrachunków jest sprawdzanie w drodze kontroli wstępnej, bieżącej i następnej należności, roszczeń i zobowiązań wykazanych w aktywach i pasywach stanów księgowych oraz kontrola realności rozrachunków:
   1. „z odbiorcami i dostawcami” z tytułu rozliczeń za dostawy towarów i materiałów, roboty i usługi;
   2. rozliczeń publicznoprawnych (urzędy skarbowe, ZUS);
   3. roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym;
   4. roszczeń i należności z tytułu niedoboru i szkód;
   5. rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek, dobrowolnych ubezpieczeń i innych tytułów;
   6. różnych innych rozrachunków krótko- i długoterminowych oraz tzw. „pozostałych rozrachunków”;
      1. prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na kontach syntetycznych i analitycznych,
      2. terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z kontrahentami,
      3. sprawdzenie bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania zobowiązań,
      4. sprawdzenie czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione,
      5. prawidłowość i terminowość rozrachunków z budżetem z tytułu podatków i opłat,
      6. sprawdzenie zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia,
      7. sprawdzenie prawidłowości i terminowości naliczania, płacenia i windykacji należnych odsetek za zwłokę.”
2. Kontrolę rozrachunków i roszczeń rozpoczyna się od:
   1. sprawdzenie podpisanych umów, które powodują powstanie należności i zobowiązań (należy je sprawdzić pod względem legalności, rzetelności i przyszłych skutków ekonomicznych, ustalić czy przedsiębiorstwo ma uprawnienia do zawierania konkretnej umowy, czy posiada środki finansowe gwarantujące wypłacalność – niektóre umowy podlegają ustawie o zamówieniach publicznych).  Kontrola umowy polega na sprawdzeniu, czy zawiera ona wszystkie niezbędne dane, czy jest dostatecznie szczegółowa i czy jest zgodna z przepisami kodeksu handlowego i cywilnego.  Powinna również regulować terminy fakturowania i płatności za wykonane usługi lub sprzedane wyroby i towary oraz tryb załatwiania reklamacji.
   2. sprawdzenie ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami (każdy kontrahent powinien posiadać oddzielne konto analityczne). każdy kontrahent powinien posiadać oddzielne konto analityczna na który będą ewidencjonowane poszczególne faktury i płatności.
   3. sprawdzanie terminów płatności co pozwala ustalić należności i zobowiązania
      1. bieżące,
      2. wątpliwe, nie uzasadnione właściwymi dokumentami,
      3. przeterminowane, nie uregulowane z winy dłużnika,
      4. sporne, czekające na orzeczenie sądu,
      5. przedawnione, podlegające spisaniu w pozostałe koszty operacyjne;
   4. kontrola rozrachunków publiczno-prawnych (rozrachunki objęte ustawą o zobowiązaniach podatkowych).Są to rozrachunki z:
      1. urzędem skarbowym z tytułu:
         • tiret pierwszy    podatku dochodowego od osób prawnych,
         • tiret drugi          podatku dochodowego od osób fizycznych,
         • tiret trzeci         opłaty skarbowej,
         • tiret czwarty      podatku od towarów i usług,
      2. zakładem ubezpieczeń społecznych;
   5. kontrola rozrachunków z pracownikami np.:
      1. z tytułu podróży,(sprawdzić dane dotyczące łącznego czasu podróży, określenia środka lokomocji, określenia liczby noclegów, i ich kosztu, wyszczególnienia dowodów dotyczących innych wydatków obliczenie liczby kilometrów przejazdu samochodem osobowym),
      2. sum do rozliczenia (należy sprawdzić czy nie wypłacono tej samej osobie zaliczki przed rozliczeniem się z poprzedniej zaliczki, ściśle określono przeznaczenie pobranej zaliczki, nie wypłacono zaliczek na zakup materiałów pracownikom, którzy sami zużywają te materiały, faktury za drobne dostawy materiałów były potwierdzane przez osobę uprawnioną do ich rozdysponowania lub przez osoby, które pobrały te materiały, jeżeli suma do rozliczenia była została przeznaczona na delegację, obieg rachunków dokumentujących koszty podróży był taki sam jak w przypadku pozostałych delegacji.).

 

ROZDZIAŁ 9
Kontrola działalności inwestycyjno-remontowej

§ 24.  Do głównych zadań kontroli w tym zakresie należy zbadanie:

1. prawidłowości przygotowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz terminowości realizacji inwestycji oraz remontów;
2. zasadności finansowania podjętych prac inwestycyjnych i remontowych ze środków własnych i obcych;
3. kompletności i rzetelności dokumentowania zakupów dóbr inwestycyjnych oraz wykonywania robót budowlano-montażowych i prac remontowych;
4. prawidłowości udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy  i usługi opłacane w całości lub w części ze środków publicznych, w zakresie ustalonym przepisami ustawy z dnia 29 styczeń 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z dnia 9 lutego 2004 r. Nr 19 poz. 177 ze zmianami);
5. zgodności z ustalonym planem rzeczowo - finansowym wydatków inwestycyjnych i remontowych;
6. oceny celowości i zachowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
7. realizacji wydatków zgodnie z przyjętym na dany rok budżetowy planem wydatków;
8. zgodności rozliczenia finansowego z umową i protokołem odbioru;
9. naliczenia ewentualnych kar za nieterminowe wykonawstwo lub niewłaściwą jakość;
10. płacenia przez Gminę odsetek za zwłokę z tyt. nieterminowej realizacji zobowiązań;
11. prawidłowość ewidencji nakładów inwestycyjnych; dotyczy to ewidencji syntetycznej prawidłowość analitycznej zapasów, inwestycji rozpoczętych, inwestycji zakończonych, elementów planu inwestycyjnego;
12. prawidłowość wyceny, terminowość i kompletność wprowadzenia do ksiąg składników majątkowych uzyskanych w wyniku zakończonych inwestycji oraz terminowości rozpoczęcia amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

§ 25.

1. Jednostki organizacyjne Gminy powinny posiadać regulaminy wewnętrzne dotyczące procedury udzielania zamówień publicznych.  Regulaminy są wprowadzane zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej.
2. Burmistrz i kierownik jednostki powołuje stałe Komisje Przetargowe przygotowujące i przeprowadzające postępowania o udzielanie zamówienia publicznego.

ROZDZIAŁ 10
Kontrola ekonomiki zatrudnienia i spraw pracowniczych.

§ 26.

1. Przedmiotem kontroli zatrudnienia i spraw pracowniczych winny być następujące zagadnienia:
   1. dobór i doskonalenie kadr;
   2. stosowanie właściwego systemu wynagrodzeń;
   3. oddziaływanie na dyscyplinę i wzrost wydajności pracy;
2. W ramach analizy i kontroli problematyki zatrudnienia i ruchu kadr należy badać:
   1. aktualny stan ilościowy pracowników i jego zmiany w czasie, w podziale na grupy pracowników na tle ewentualnych zmian struktury organizacyjnej i bazy technicznej, aktualnych i przewidywanych zadań oraz czynników działalności jednostki gospodarczej,
   2. cechy jakościowe zatrudnienia (wiek wykształcenie i jego zgodność z charakterem wykonywanych prac, staż pracy ukończony kursy) w ujęciu dynamicznym za ostatni okres objęty kontrolą,
   3. zakres tematyczny i formy organizacyjne doskonalenia kadr, liczba osób objętych doskonaleniem i ich udział w ogólnej liczbie zatrudnienia w danej grupie, możliwe do określenia efekty doskonalenia kadr
   4. gospodarowanie czasem pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zasadności wykorzystywania godzin nadliczbowych,
   5. zakres występowania (skala) fluktuacji kadr – przyczyny i środki podejmowane dla zmniejszenia niekorzystnego zjawiska,
   6. zakres wykorzystania możliwości zatrudnienia na część etatu,
   7. prawidłowość udzielania urlopów wypoczynkowych, szkoleniowych i okolicznościowych,
   8. przestrzeganie obowiązujących zasad zatrudnienia i zwalniania pracowników,
   9. przestrzeganie obowiązujących zasad wynagradzania, awansowania, nagradzania i karania pracowników,
   10. przestrzegane obowiązujących zasad dokumentacji w zakresie pracy i płacy.

 

ROZDZIAŁ 11
Kontrola prawidłowego przygotowania zamknięcia rocznego ksiąg rachunkowych

§ 27.

1. Prace związane z zamknięciem rocznym ksiąg rachunkowych powinny być, w miarę możliwości, równomiernie rozłożone na kilka miesięcy przed końcem roku, a niektóre z nich realizowane i kontrolowane w ciągu całego roku.
2. Przed zamknięciem rocznym ksiąg rachunkowych należy sprawdzić czy:
   1. księgi były prowadzone na bieżąco i w sposób rzetelny, prawidłowy i kompletny  z uwzględnieniem wszystkich urządzeń księgowych;
   2. na bieżąco uzgodniono salda rozrachunkowe z kontrahentami, ZUS, Urzędem  Skarbowym, Urzędami Miast i Gmin oraz pracownikami i udziałowcami;
   3. systematycznie analizowano z radcą prawnym roszczenia sporne, należności dochodzonych na drodze sądowej, należności zasądzonych wyrokami sądów, należności u komorników;
   4. systematycznie uzgadniano towary w drodze, dostawy i usługi nie fakturowane, materiały w przerobie;
   5. dokonano analizy prawidłowości i realności sald na kontach pozabilansowych,
   6. podręczne ewidencjonowanie i kompletowanie wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
   7. okresowo i przed inwentaryzacją uzgodniono stany ewidencji ilościowej z ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowych składników majątkowych;
   8. systematycznie w ciągu roku i przed inwentaryzacją roczną dokonywano likwidacji zniszczonych przedmiotów wyposażenia objętych ewidencją ilościową lub ilościowo- wartościową;
   9. zadbano o kompletność zasadność kosztów uzyskania przychodów i dochodów z działalności operacyjnej i finansowej;
   10. bieżąco uzgadniano i kontrolowano środki pieniężne i finansowe składników mają tkowych oraz dokonano wyjaśnień, weryfikacji i koordynacji ewentualnych różnic i nieprawidłowości w księgach rachunkowych;
   11. bieżąco analizowano realność sald i obrotów na kontach rezerw i rozliczeń międzyokresowych.
3. Przedmiotem kontroli winna być także realizacja końcowych prac bilansowych zebranych  w usystematyzowanej formie w postaci harmonogramu prac, w którym ujmuje się ściśle końcowe czynności związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem rocznej sprawozdawczości finansowej, GUS i podatkowej.

 

ROZDZIAŁ 12
Kontrola prawidłowości wymiaru podatków i innych należności stanowiących dochody Gminy.

§ 28.

1. Kontrola prawidłowości wymiaru podatków lokalnych obejmuje:
   1. prawidłowość naliczeń wymiaru podatków dla osób fizycznych i prawnych;
   2. rzetelność naliczeń podatku w deklaracjach składanych przez osoby prawne i państwowe jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej;
   3. terminowość doręczania decyzji wymiarowych;
   4. terminowość dokonywania wpłat przez wszystkich podatników i prawidłowość naliczania ewentualnych odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań.
2. Kontrolą należy objąć prawidłowość rozliczeń sołtysów i inkasentów w zakresie:
   1. wpłat przez inkasentów do kasy całości zainkasowanej gotówki;
   2. przestrzegania przez inkasentów umownych terminów wpłacania do kasy Urzędu zainkasowanej gotówki;
   3. sposobu pobierania przez inkasentów kwestionariuszy z Urzędu oraz sposobu ich rozliczania.
3. Kontrola opłaty prolongacyjnej obejmuje:
   1. sprawdzenie czy wysokość stawki nie przekracza stawki określonej przepisami art. 57 § 5 ustawy – Ordynacja podatkowa;
   2. sprawdzenie prawidłowości naliczania opłaty prolongacyjnej oraz jej zgodności  z ustaloną składką.

 

Ustalenia końcowe

§ 29.  Jednostki organizacyjne Gminy ściśle przestrzegają Harmonogramu Dochodów i Wydatków ustalonego na dany rok budżetowy.

 

Załącznik Nr 2
do zarządzenia Nr 0151 – 77a/04

1. Urząd Miasta i Gminy Gryfino;
2. Jednostki organizacyjne Gminy Gryfino:
   1. Młodzieżowy Dom Kultury;
   2. Gryfiński Dom Kultury;
   3. Ośrodek Pomocy Społecznej;
   4. Biblioteka Publiczna;
   5. Ośrodek Wypoczynku i Rekreacji;
   6. Zakład Ekonomiczno-Administracyjny Szkół;
   7. Przedszkole nr 1 im. Krasnala Hałabały;
   8. Przedszkole nr 2;
   9. Przedszkole nr 3 im. Kubusia Puchatka;
   10. Przedszkole nr 4;
   11. Przedszkole nr 5;
   12. Gimnazjum, im. Olimpijczyków Polskich;
   13. Szkoła Podstawowa nr 1 im. Marii Dąbrowskiej;
   14. Szkoła Podstawowa Nr 2  im. Mamerta Stankiewicza;
   15. Szkoła Podstawowa Nr 4;
   16. Szkoła Podstawowa w Żabnicy, im. Księcia Barnima I;
   17. Szkoła Podstawowa w Radziszewie;
   18. Szkoła Podstawowa w Gardnie, im. Bohaterów Westerplatte;
   19. Szkoła Podstawowa w Chwastnicy;
   20. Międzyszkolny Ośrodek Sportowy.
3. Spółki prawa handlowego w których Gmina ma więcej niż 50% udziałów:
   1. Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o.,
   2. Gryfińskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.