ZARZĄDZENIE  Nr 0151-112/04
BURMISTRZA  MIASTA I GMINY  GRYFINO
 z dnia  02 lipca 2004r.
 

w sprawie procedur audytu wewnętrznego Gminy Gryfino

Na podstawie art. art. 35j ust. 1  ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15 poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851, z 2004r. Nr 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2002r.   Nr 111 poz. 973).

§ 1.  Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino jest odpowiedzialny za utworzenie Biura Audytu  i Kontroli Wewnętrznej.

§ 2.  Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania przez niego zadań określonych w ustawie.

§ 3. Audytor wewnętrzny ma zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszystkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzania audytu.

§ 4.  Obszarem audytu wewnętrznego jest obszar działania jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w obrębie którego audytor wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy i kierownikami jednostek organizacyjnych Gminy wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego.

§ 5.  Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego zamieszczony jest w załączniku Nr 1.

§ 6.  Audyt wewnętrzny przeprowadza się w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino według załącznika Nr 2 do zarządzenia.

§ 7.  Wykonanie zarządzenia powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, audytorowi wewnętrznemu, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino.

§ 8.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2004r.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 0151 - 112 /04

PROCEDURY  AUDYTU  WEWNĘTRZNEGO  GMINY  GRYFINO.

ROZDZIAŁ  1

Definicja i cele audytu wewnętrznego.

§ 1.  

1. 1. Audytem wewnętrznym jest ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości
    i jawności.
   1. legalność obejmuje, w szczególności, badanie:
      1. zgodności funkcjonowania jednostki lub audytowanej działalności z obowiązującymi przepisami prawa,
      2. prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących w jednostce,  w ramach wykonywania jej zadań,
      3. zgodności audytowanej działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami,
      4. zaniechania działania mimo prawnie określonego obowiązku.
   2. gospodarność obejmuje, w szczególności, badanie:
      1. zapewnienia oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków,
      2. uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów (czy taki sam wynik działalności jednostki można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy przy zastosowaniu takich samych środków można było osiągnąć lepszy wynik),
      3. wykorzystania możliwości zapobiegania lub ograniczania wysokości szkód powstałych w działalności jednostki.
   3. celowość obejmuje w szczególności badanie:
      1. zapewnienia zgodności działań jednostki z jej celami statutowymi,
      2. zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów,
      3. zakresu przyjętych przez kierownictwo kryteriów oceny realizacji celów i zadań.
   4. rzetelność obejmuje, badanie:
      1. wypełnienia obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie  i terminowo,
      2. należytego wypełniania zadań jednostki, w szczególności określonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych i osób,
      3. dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i w wymaganych terminach, z uwzględnieniem wszystkich faktów  i okoliczności.
   5. przejrzystość obejmuje badanie:
      1. klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych,
      2. stosowania obowiązujących zasad rachunkowości,
      3. prowadzenia sprawozdawczości.
   6. jawność obejmuje badanie:
      1. udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności jednostki,
      2. udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania jednostki i podejmowanych decyzji.
2. Audyt wewnętrzny obejmuje w szczególności:
   1. badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych (audyt finansowy);
   2. ocenę systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem (audyt systemu);
   3. ocenę efektywności i gospodarności zarządzania finansowego (audyt działalności).
3. Celem audytu wewnętrznego jest zapewnienie kierownictwa organizacji, że:
   1. cele postawione przez organizację są realizowane;
   2. zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub przyjęte przez kierownictwo są wdrażane i przestrzegane;
   3. mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne  i skuteczne dla prawidłowego działania jednostki.

§ 2. Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych prowadzi audytor wewnętrzny.

§ 3.  

1. Audytor wewnętrzny musi mieć zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszystkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu.
2. Audytor wewnętrzny wykonuje obowiązki zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego, „Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych”  i „Kartą audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych”.
3. Audytor wewnętrzny może sporządzać z dokumentów, o których mowa w ust. 1, niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, w celu włączenia ich do bieżących akt audytu wewnętrznego, o których mowa w § 15 pkt 1.
4. Zestawienia i obliczenia dokonywane na podstawie dokumentów, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, przez pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, zatwierdza kierownik tej komórki.
5. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do bieżących akt audytu wewnętrznego, o których mowa w § 15 pkt 1, określonego dokumentu lub jego części, pracownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, na wniosek audytora wewnętrznego potwierdza odpis lub kopię dokumentu.

§ 4.  

1. Pracownicy komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać informacji i ustnych wyjaśnień. Udzielone informacje i złożone ustne wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która je złożyła, i przez audytora wewnętrznego albo przez samego audytora wewnętrznego.
2. Pracownicy komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, mają prawo
    z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt audytu wewnętrznego, o których mowa w § 15 pkt 1.

ROZDZIAŁ  2

Fazy audytu wewnętrznego.

§ 5.

1. Audyt wewnętrzny, przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego jednostki sektora finansów publicznych, zwanego dalej "planem audytu";
2. Plan audytu przygotowuje audytor wewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem jednostki.
3. Audytor wewnętrzny w celu przygotowania planu audytu wewnętrznego, dokonuje analizy obszarów ryzyka w zakresie działania jednostki sektora finansów publicznych, zwanej dalej "jednostką", w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, biorąc pod uwagę
    w szczególności:
   1. cel zadania jednostki,
   2. przepisy prawne dotyczące działania jednostki,
   3. wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej,
   4. wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka, mające wpływ na realizację celów jednostki,
   5. uwagi pracowników jednostki,
   6. liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
   7. możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy,
   8. liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki,
   9. działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną,
   10. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
4. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę stopień ich ważności, oraz uwzględnia czynniki organizacyjne, a w szczególności:
   1. czas niezbędny dla:
      1. przeprowadzenia zespołu działań podejmowanych w ramach audytu wewnętrznego, zwanego dalej "zadaniem audytowym",
      2. przeprowadzenia czynności organizacyjnych,
   2. czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego,
   3. dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe,
   4. rezerwę czasową na nieprzewidziane działania,
   5. koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
5. Wzór planu audytu wewnętrznego określa załącznik nr 1.
6.  razie zmiany czynników, o których mowa w § 3 i 4 ust. 1, a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach, audytor wewnętrzny, na wniosek kierownika jednostki, przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego.
7. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu wewnętrznego stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki.
8. Audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki:
   1. do końca marca każdego roku - sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni;
   2. do końca października każdego roku - plan audytu na rok następny.

§ 6.

1. Do przeprowadzania audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez kierownika jednostki. Wzór imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego określa załącznik nr 2
2. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może,  w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, powołać rzeczoznawcę do udziału w zadaniu audytowym.
3. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę jest przekazywana audytorowi wewnętrznemu, który, w razie potrzeby, może żądać jej uzupełnienia.
4. Wzór wniosku o powołanie rzeczoznawcy określa załącznik nr 3.

§ 7.  

1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny opracowuje program zadania audytowego, uwzględniając w szczególności:
   1. cel zadania audytowego,
   2. zadania i czynności komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
   3. wyniki analizy ryzyka istniejącego w działalności tej komórki i w obszarze objętym zadaniem audytowym,
   4. wyniki analizy systemu kontroli, w tym kontroli finansowej i zarządzania środkami publicznymi w danym obszarze,
   5. wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,
   6. wyniki badań analitycznych określonych problemów,
   7. działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną,
   8. opinie naukowe i specjalistyczne,
   9. doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje,
   10. dostępność dowodów,
   11. potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym,
   12. przewidywany czas trwania zadania audytowego i datę jego rozpoczęcia.
2. W programie zadania audytowego zamieszcza się w szczególności:
   1. oznaczenie zadania audytowego, ze wskazaniem jego numeru i tematu,
   2. cel zadania audytowego,
   3. analizę ryzyka,
   4. podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,
   5. wskazówki metodyczne, w tym:
      1. techniki przeprowadzania zadania audytowego,
      2. sposób przeprowadzania zadania audytowego,
      3. problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
      4. dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania,
      5. wskazówki o charakterze techniczno - organizacyjnym,
      6. wzory wykazów i zestawień,
   6. założenia organizacyjne,
   7. harmonogram przeprowadzania zadania audytowego.
3. 3. Techniki, o których mowa w ust. 1 pkt 5 lit. a), obejmują w szczególności:
   1. zapoznawanie się z dokumentami służbowymi,
   2. uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
   3. uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników jednostki,
   4. obserwację wykonywania zadań przez pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
   5. przeprowadzanie oględzin, w przypadku gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
   6. rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność  i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
   7. sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła,
   8. porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia,
   9. graficzną analizę procesów,
   10. rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.
4. 4. Przy wyborze techniki przeprowadzania zadania audytowego należy zwrócić uwagę na:
   1. rodzaj i charakter badanej działalności;
   2. dostępność danych (i związane z tym ograniczenia);
   3. ryzyka kluczowe dla audytowanej działalności;
   4. dostępny budżet kadrowy i finansowy;
   5. skuteczność i kosztowność techniki. 
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny, w porozumieniu  z kierownikiem jednostki, może dokonać, w zakresie określonym w § 7 ust. 2 pkt 3-7, zmiany programu zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania.

§ 8.

1. Audytor wewnętrzny przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego w komórce organizacyjnej zawiadamia kierownika tej komórki o przedmiocie i czasie trwania audytu wewnętrznego.
2. Kierownik komórki, o której mowa w ust. 1, zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej komórki.
3. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne:
   1. ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej;
   2. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień;
   3. przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień.

§ 9.

1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem audytorów wewnętrznych uczestniczących  w zadaniu audytowym, kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, lub z udziałem wyznaczonego przez niego pracownika tej komórki.
2. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego.
3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego.

§ 10.

1. W trakcie realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny może odbywać narady z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny.
2. Audytor wewnętrzny sporządza notatkę (dokument roboczy) służbową z innych czynności podjętych w toku zadania audytowego, a także zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego.
3. Cechy dokumentu roboczego:
   1. nagłówek z nazwą jednostki, tytułem, celem sporządzenia i datą,
   2. podpisy (inicjały) osoby sporządzającej i sprawdzającej,
   3. numer referencyjny,
   4. wyjaśnienie użytych symboli i skrótów.
4. Ścieżka audytu – oznacza złożony dokument, który powinien zawierać przejrzysty opis zachodzących procesów ich dokumentacje i kontrole (załącznik nr 4).  Ścieżka audytu powinna wskazywać:
   1. procesy , osobę lub organ odpowiedzialny za wdrożenie i funkcjonowanie kontroli
   2. sposób realizacji programu
      1. dokumenty powstające w trakcie realizacji procedury,
      2. systemy informatyczne wspierające realizację systemu,
   3. sposób zarządzania, kontrolowania i monitorowania środków finansowych.
5. Kwestionariusz Kontroli Wewnętrznej (KKW) (załącznik nr 5) jest dokumentem roboczym zawierającym pytania dotyczące przedmiotu audytu.  Audytor wykorzystuje KKW zadając kierownictwu i pracownikom jednostki pytania zamknięte lub otwarte.
   Odpowiedzi pomagają w ocenie systemu kontroli wewnętrznej.  Informacje uzyskane przy użyciu KKW wymagają potwierdzenia z innych źródeł.
6. 6. Lista kontrolna (załącznik nr 6):
   1. pomaga w ujednoliceniu uzyskanych informacji,
   2. zapewnia standardowe podejście do przeprowadzonego badania,
   3. zapobiega pominięciu w badaniu istotnych kontroli lub przewidywanych faktów,
   4. stosowanie list kontrolnych powoduje transfer wiedzy pomiędzy audytorami.
7. Kwestionariusz samooceny (załącznik nr 7):
   1. powinien być stosowany w początkowej fazie audytu,
   2. zastosowanie pytań otwartych daje audytorowi wewnętrznemu możliwość opisania swojej działalności,
   3. pomaga audytorowi wewnętrznemu w zrozumieniu jednostki audytowanej,
   4. wymaga potwierdzenia z innych źródeł.

§ 11.  

1. Po zakończeniu zadania audytowego w celu przedstawienia wstępnych ustaleń  i wniosków audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny zwołuje naradę zamykającą  z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, oraz wskazanych przez niego pracowników tej komórki.
2. Audytor wewnętrzny może, na wniosek kierownika komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, zaprosić do uczestniczenia w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, ustalając czas i miejsce odbycia narady.
3. Z przeprowadzenia narad, audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera  w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, podpisują prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana.
5. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 3, przez kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.
6. W przypadku określonym w ust. 5 kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 3.

§ 12.

1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.
2. Elementy sprawozdania:
   1. oznaczenie zadania audytowego,
   2. datę sporządzenia,
   3. nazwę i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
   4. imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
   5. cel przeprowadzania zadania audytowego,
   6. zakres przedmiotowy zadania audytowego,
   7. podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego,
   8. termin, w którym przeprowadzono audyt wewnętrzny,
   9. zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów, zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu,
   10. ustalenia stanu faktycznego,
   11. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
   12. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień,
   13. podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym.
3. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, po odbyciu narady, o której mowa w § 11.
4. Jeżeli kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, stwierdzi zasadność uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji, powiadamiając o tym audytora wewnętrznego.
5. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.
6. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.
7. W razie nie uwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 5, w całości lub w części, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz  z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki.
8. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 5, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 7, audytor wewnętrzny włącza do bieżących akt.

§ 13.

1. A udytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w § 12 ust. 5, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny. Trzeci egzemplarz włącza do bieżących akt.
2. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, po otrzymaniu sprawozdania może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

§ 14.

1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań jednostki do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków.
2. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.
3. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny.
4. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, kierownik jednostki informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.

ROZDZIAŁ  3

Akta audytu wewnętrznego

§ 15. Audytor wewnętrzny prowadzi:

1. bieżące akta audytu wewnętrznego, zwane dalej "bieżącymi aktami", w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych,
2. stałe akta audytu wewnętrznego, zwane dalej "stałymi aktami", w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego.

§ 16.

1. Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
2. Bieżące akta obejmują:
   1. dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,
   2. dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego  i program zadania audytowego,
   3. protokoły z narad, o których mowa w § 9 - § 11,
   4. imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
   5. dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego,
   6. notatkę informacyjną, o której mowa w § 14 ust. 2,
   7. dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego,
   8. oświadczenia pracowników złożone w sposób określony w § 4 ust. 2,
   9. sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
   10. inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego.
3. Dokumenty określone w ust. 2 włącza się do bieżących akt w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i zamieszczając, na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ich nazwy i odpowiedniej strony akt.
4. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, oraz kierownik jednostki mają prawo wglądu do bieżących akt.

§ 17.

1. Stałe akta obejmują w szczególności:
   1. akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie,
   2. dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej,  i mające wpływ na system kontroli finansowej,
   3. plany audytu wewnętrznego,
   4. inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka.
2. Stałe akta podlegają aktualizacji.

 

Załącznik Nr 2
do zarządzenia Nr 0151–112 /04

1. Urząd Miasta i Gminy Gryfino
2. Jednostki organizacyjne Gminy Gryfino:
   1. Młodzieżowy Dom Kultury;
   2. Gryfiński Dom Kultury;
   3. Ośrodek Pomocy Społecznej;
   4. Biblioteka Publiczna;
   5. Ośrodek Wypoczynku i Rekreacji;
   6. Zakład Ekonomiczno-Administracyjny Szkół
   7. Przedszkole nr 1 im. Krasnala Hałabały;
   8. Przedszkole nr 2;
   9. Przedszkole nr 3 im. Kubusia Puchatka;
   10. Przedszkole nr 4;
   11. Przedszkole nr 5;
   12. Gimnazjum, im. Olimpijczyków Polskich;
   13. Szkoła Podstawowa nr 1 im. Marii Dąbrowskiej;
   14. Szkoła Podstawowa Nr 2  im. Mamerta Stankiewicza;
   15. Szkoła Podstawowa Nr 4;
   16. Szkoła Podstawowa w Żabnicy, im. Księcia Barnima I;
   17. Szkoła Podstawowa w Radziszewie;
   18. Szkoła Podstawowa w Gardnie, im. Bohaterów Westerplatte;
   19. Szkoła Podstawowa w Chwastnicy;
   20. Międzyszkolny Ośrodek Sportowy.

 

Uzasadnienie do zarządzenia Nr 0151-112 /04 z dnia 02 lipca 2004r.

Zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (KOMUNIKAT Nr  2  MINISTRA  FINANSÓW z dnia 30 stycznia 2003 r.   w sprawie standardów audtytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych) audytor wewnętrzny (kierownik komórki audytu wewnętrznego) opracowuje w formie pisemnej zasady organizacji, szczegółowe cele, zakres i procedury zawierające zwięzły opis stosowanej metodyki audytu wewnętrznego.

Sporządziła:
Jadwiga Szulc