Rok 2025 - zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

ZARZĄDZENIE NR 120.24.2025 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 8 kwietnia 2025 r. zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie


ZARZĄDZENIE NR 120.24.2025
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 8 kwietnia 2025 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

 

       Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym(Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.41.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.51.2020 z dnia 18 września 2020 r., zarządzeniem Nr 120.69.2020 z dnia 2 grudnia 2020 r., zarządzeniem Nr 120.44.2021 z dnia 30 czerwca 2021 r., zarządzeniem Nr 120.66.2022 z dnia 22 września 2022 r., zarządzeniem Nr 120.98.2022 z dnia 14 grudnia 2022 r., zarządzeniem Nr 120.104.2022 z 21 grudnia 2022 r., zarządzeniem Nr 120.77.2023 z dnia 21 grudnia 2023 r. zarządzeniem Nr 120.2.2024 z dnia 17 stycznia 2024 r., zarządzeniem Nr 120.29.2024 z dnia 7 maja 2024 r., zarządzeniem Nr 120.42.2024 z dnia 28 czerwca 2024 r. oraz zarządzeniem Nr 120.59.2024 z dnia 25 września 2024 r. zarządza się, co następuje:

§ 1. W Instrukcji w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 120.11.2021 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 17 marca 2021 r. w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie zmienionego zarządzeniem Nr 120.53.2021 z dnia 5 sierpnia 2021 r. oraz zarządzeniem nr 120.27.2024 z dnia 30 kwietnia 2024 r. wprowadza się następujące zmiany:

  1. W § 1 dodaje się pkt. 18 w brzmieniu:
    „18) „skrzynce e-doręczeń” – należy przez to rozumieć narzędzie umożliwiające wysyłanie odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej;”

  2. W § 10 w ust. 1 pkt 4 otrzymuje brzmienie
    „4) przesyłki wpływające na ESP oraz na skrzynkę e-doręczeń;”

  3. Rozdział VI otrzymuję brzmienie:
    „Zasady przyjmowania przesyłek przekazanych na ESP na platformie ePUAP oraz na skrzynkę e-doręczeń.”

  4. § 17 otrzymuje brzmienie:
    „§ 17. 1 Przesyłki elektroniczne wniesione przez ESP za pomocą platformy ePUAP lub na skrzynkę e-doręczeń są odbierane przez pracownika Biura Obsługi Interesantów i automatycznie rejestrowane w systemie.

  1. Pracownik Biura Obsługi Interesantów drukuje zarejestrowane przesyłki elektroniczne wraz z UPO – w przypadku przesyłek wniesionych za pomocą platformy ePUAP lub wraz z Potwierdzeniem otrzymania – w przypadku przesyłek wniesionych na skrzynkę e-doręczeń oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

  2. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ lub objętość dokumentu elektronicznego, należy wydrukować pierwszą stronę przesyłki, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu.

  3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny pracownik Biura Obsługi Interesantów dokonuje weryfikacji pod kątem ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu.

  4. Na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji („podpis elektroniczny ważny/ nieważny/ brak możliwości weryfikacji, data weryfikacji, czytelny podpis sporządzającego wydruk”).

  5. Do przesyłek elektronicznych postanowienia § 13-14 stosuje się odpowiednio.”

  1. w § 30 ust. 5 otrzymuje brzmienie:
    „5. Dokumenty przeznaczone do wysłania w formie elektronicznej za pomocą ESP na platformie ePUAP lub skrzynki e-doręczeń wysyłane są przez pracowników komórek organizacyjnych, którzy prowadzą rejestr przesyłek wysyłanych elektronicznie.”

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

Uzasadnienie
       Zmiana zarządzenia związana jest wejściem w życie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Sporządziła: Izabela Buckowska
 
 

Szanowni Państwo!

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych. Kliknięcie przycisku „Przejdź do serwisu” oznacza zgodę na przetwarzanie danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania serwisu.


Klauzula informacyjna ogólna

W związku z zapisami art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
    Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino
    ul. 1 Maja 16
    74 -100 Gryfino
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: burmistrz@gryfino.pl
  2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: iod@gryfino.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu:
    1. realizacji zadań wynikających z przepisów prawa, a w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017r., poz. 1875 ze zm.) oraz z szeregu ustaw kompetencyjnych (merytorycznych), a także obowiązków i zadań zleconych przez instytucje nadrzędne wobec Gminy;
    2. zawarcia i realizacji umów;
    3. ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
    4. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
    5. w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
  4. W związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w pkt. 3, dane osobowe mogą być udostępniane innym upoważnionym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami mogą być:
    1. podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
    2. podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą przetwarzanie odbywa się do czasu wycofania tej zgody.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy przetwarzanie odbywa się przez okres niezbędny do realizacji zawartej umowy, a po tym czasie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych po zakończeniu i rozliczeniu umowy, do czasu wycofania tej zgody.
    Ponadto w przypadku umów o dofinansowanie dane osobowe od momentu pozyskania przechowywane są przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją, trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych.
  6. W związku z przetwarzaniem przez administratora danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
    1. prawo dostępu do treści danych oraz otrzymywania ich kopii na podstawie  art. 15 RODO;
    2.  prawo do żądania sprostowania danych na podstawie art. 16 RODO,
      w przypadku gdy:
      • dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
    3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO, w przypadku gdy:
      • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
    4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, w przypadku gdy:
      • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
      • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
      • administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych - do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
    5. prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
      • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
      • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany; 
    6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych, którego podstawą prawną jest:
      • niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi bądź
      • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

      Z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. W razie wniesienia sprzeciwu, administrator nie może już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
       

  7. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z prawem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora.
    Organem właściwym do wniesienia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  9. W zależności od sfery, w której przetwarzane są dane osobowe, podanie danych osobowych jest dobrowolne albo jest wymogiem ustawowym lub umownym.
  10. Pani/Pana dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
Przejdź do serwisu