I. WYMAGANE DOKUMENTY

1. pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o sporządzenie uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów po wykazaniu interesu prawnego, (druk zgłoszenia stanowi załącznik nr 1  lub do niniejszej procedury); lub pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci zaświadczenia albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie
2. dokument tożsamości zainteresowanego:
   • o dowód osobisty lub paszport,
3. dokument wykazujący interes prawny,
4. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo strony - jeżeli w imieniu zainteresowanych występuje pełnomocnik załącznik nr 2  lub .
   Ponadto:
   Zgłoszenie w tej sprawie może zostać złożone przez organizację społeczną, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
   1. zgłoszenie (druk zgłoszenia stanowi załącznik nr 1  lub  do niniejszej procedury),
   2. statut organizacji społecznej.

Uwaga:
Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów podlega ograniczeniu:

• ze względu na ochronę:
  1. dóbr osobistych,
  2. danych osobowych;
  3. ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
     Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20 a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
     Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

II. OPŁATY:

1.  Opłata skarbowa:
   1. od wydania zaświadczenia na podstawie akt stanu cywilnego – 24 zł
   2. od wydania uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z akt stanu cywilnego - 33,00 zł,
   3. od wydania uwierzytelnionej reprodukcji z akt stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony – 5,00 zł
2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa  - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – 7 dni.
2. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy)

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e- mail usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Przekazanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie,

2. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia,

3. Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych,

4. Decyzja o umorzeniu postępowania.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:

1. W przypadku postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.
2. W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

1. Zgłoszenie o wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:
   • w siedzibach USC: ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
   • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP
   
   UWAGA: Dokument wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.
    
2. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
3. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:
   - aktów urodzeń – po 100 latach,
   - aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,
   licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).
   UWAGA:
   Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)