ZARZĄDZENIE Nr 120.50.2011
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 23 listopada 2011 r.

w sprawie ewidencjonowania i przekazywania burmistrzowi (kierownikowi Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie) korespondencji wpływającej

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.  z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zmianami), § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.19.2011 z dnia  31 marca 2011r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zmiana: Zarządzenie Nr 120.32.2011 z dnia 28 czerwca 2011r.) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Wydział Organizacyjny (Biuro Obsługi Interesantów) ewidencjonuje  w programie komputerowym eSOD, wszelką korespondencję wpływającą do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie i przekazuje ją Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino z wyłączeniem korespondencji załatwianej przez niżej wymienione komórki organizacyjne:
   1. Wydział Organizacyjny:
      1. potwierdzenie własnoręczności podpisu,
      2. odpis świadectwa pracy,
      3. zaświadczenie o zatrudnieniu,
      4. oferty szkoleń, publikacji, książek, programów komputerowych itp.;
   2. Wydział Planowania Przestrzennego, Strategii, Rozwoju i Inwestycji:
      1. ustalenie warunków zabudowy,
      2. ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,
      3. przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy,
      4. zezwolenie na zajęcie pasa drogowego,
      5. zaświadczenie o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego,
      6. wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
      7. wypis i wyrys ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
      8. zaopiniowanie wstępnego projektu podziału nieruchomości;
   3. Urząd Stanu Cywilnego:
      1. podania i wnioski o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego,
      2. protokoły „Zgłoszenia urodzenia dziecka” wpływające z innych urzędów stanu  cywilnego,
      3. protokoły uznania ojcostwa wpływające z sądów i innych urzędów stanu cywilnego,
      4. postanowienia i wyroki o zaprzeczeniu ojcostwa oraz o rozwodzie i separacji  wpływające z sądów,
      5. informacje do naniesienia w aktach stanu cywilnego (przypiski) wpływające z innych urzędów stanu cywilnego,
      6. podania o wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów zagranicznych,
      7. podania o sprostowanie i uzupełnienie aktów,
      8. dokumenty zbiorowe do aktów małżeństw wpływające z innych urzędów stanu  cywilnego;
   4. Wydział Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami:
      1. wnioski o wydanie zaświadczeń:
         • o dokonaniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
         • potwierdzających wielkość gospodarstwa rolnego oraz czas wnoszenia opłat z tytułu  podatku rolnego,
         • o nie posiadaniu gospodarstwa rolnego,
         • o wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego,
         • o stanie majątkowym,
         • o spłacie należności,
         • o spłacie należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego  w prawo własności,
         • o wielkości posiadanych użytków rolnych,
      2. wnioski dotyczące:
         • wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
         • zmiany we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
         • wydawania duplikatów zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności  gospodarczej,
         • zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej,
         • udzielania informacji o przedsiębiorcach,
         • informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim;
   5. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych:
      1. informacje i deklaracje na podatek od nieruchomości, rolny, leśny i podatek od  środków transportowych,
      2. pisma komorników i naczelników urzędów skarbowych,
      3. wnioski o wydanie zaświadczeń,
      4. akty notarialne,
      5. umowy cywilnoprawne (umowy dzierżawne z np. Agencją Nieruchomości Rolnej,  Wojskową Agencją Mieszkaniową, Nadleśnictwem),
      6. pisma Gryfińskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego dotyczące kierowania  spraw na drogę sądową, zadłużenia gminnych lokali mieszkalnych i użytkowych,
      7. pisma Ośrodka Pomocy Społecznej o udzielonej  pomocy przekazywane na wniosek wydziału,
      8. postanowienia o umorzeniu lub zawieszeniu postępowań egzekucyjnych,
      9. pisma odpowiadające na wniosek o udostępnienie danych ze zbiorów danych osobowych,
      10. zwroty tytułów wykonawczych,
      11. zwroty ewidencji tytułów wykonawczych,
      12. decyzje, postanowienia, zawiadomienia i inne pisma w zakresie prawa budowlanego,
      13. pisma Starostwa Powiatowego dotyczące informacji w zakresie ewidencji pojazdów,
      14. postanowienia sądów dotyczące kwestii spadkowych, łącznej egzekucji oraz czynności egzekucyjnych,
      15. pisma, postanowienia komorników w zakresie dotyczącym egzekucji sądowej  i administracyjnej;
      16. wnioski o zwrot opłaty skarbowej,
      17. pisma sądów, naczelników urzędów skarbowych, starosty i innych organów  w sprawie opłaty skarbowej,
      18. pisma składane w trakcie postępowania podatkowego, odpowiedzi na wezwania  w sprawach niezłożonych lub nieprawidłowych informacji podatkowych i deklaracji podatkowych;
   6. Wydział Finansowo – Księgowy:
      1. faktury, rachunki,
      2. sprawozdania finansowo- księgowe ;
   7. Referat Spraw Obywatelskich:
      1. dowody osobiste:
         • zawiadomienia o unieważnieniu dowodu osobistego,
         • pisma o przesłanie kopert dowodowych,
         • koperty dowodowe,
         • odcinki B potwierdzające odbiór dowodu osobistego,
      2. ewidencja ludności:
         • wnioski o udostępnienie danych osobowych ze zbioru danych,
         • karta osobowa mieszkańca (KOM),
         • odpisy skróconego aktu urodzenia,
         • odpisy skróconego aktu małżeństwa,
         • odpisy skróconego aktu zgonu,
         • potwierdzenia o zameldowaniu na pobyt stały,
         • potwierdzenia o zameldowaniu na pobyt czasowy,
         • postanowienia w sprawie przekazania pism według właściwości,
         • pisma w sprawach wyborów ogólnokrajowych i lokalnych (zawiadomienia dot.  wyborców),
         • wnioski dotyczące wydania zaświadczenia o meldunku;
      3. sprawy wojskowe:
         • sprawy dotyczące rejestracji i kwalifikacji wojskowej;
   8. Wydział Edukacji i Spraw Społecznych:
      1. zawiadomienia o spełnianiu obowiązku szkolnego,
      2. sprawozdania o liczbie dzieci w niepublicznych punktach i placówkach przedszkolnych,
      3. zawiadomienia o zawarciu z młodocianym pracownikiem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
      4. wnioski o przyznanie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika,
      5. informacje o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela stażysty (informacje ze szkół, przedszkoli),
      6. wnioski o wszczęcie postępowania egzaminacyjnego na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
      7. informacje kuratorium oświaty o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego,
      8. zawiadomienia kuratorium o zamiarze przeprowadzenia kontroli w szkołach, przedszkolach,
      9. wnioski o przyznanie nagrody (dla ucznia w ramach corocznej Gali Laureatów, sportowców, nauczycieli),
      10. wnioski o przekazanie środków w ramach programu sołeckiego,
      11. aneksy do arkuszy organizacyjnych,
      12. tytuły wykonawcze dot. niewykonywania obowiązku szkolnego,
      13. wnioski o przyznanie stypendium szkolnego o charakterze socjalnym;
   9. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego:
      1. pisma ochotniczych straży pożarnych dot. ochrony przeciwpożarowej;
   10. Biuro Informacji i Promocji:
       1. wnioski o wydanie gadżetów promocyjnych.
2. Wyłączona korespondencja jest przekazywana bezpośrednio naczelnikom/kierownikom komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.

§ 2. Wszelka korespondencja dotycząca zamówień publicznych, po rejestracji  w programie komputerowym eSOD, jest kierowana bezpośrednio do naczelników/kierowników komórek organizacyjnych, które realizują zadania z zakresu zamówień publicznych.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 4. Nadzór na realizacją zarządzenia sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy.

§ 5. Traci moc zarządzenie Nr 0151-14/10 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia  13 kwietnia 2010r. w sprawie ewidencjonowania i przekazywania burmistrzowi (kierownikowi Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie) korespondencji wpływającej.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

Potrzeba wprowadzenia zmian w zakresie ewidencjonowania i dekretowania korespondencji wynika z przyczyn organizacyjnych i jest podyktowana poprawą jakości oraz przyspieszenia terminów załatwianych spraw.
Wydział Spraw Społecznych uległ likwidacji z dniem 1 kwietnia 2011r. Inna komórka organizacyjna zmieniła nazwę na Wydział Edukacji i Spraw Społecznych.
Ponadto, na wniosek Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych, Referatu Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego, zmodyfikowano katalog korespondencji wyłącznej z obowiązku dekretacji przez burmistrza.

Sporządziła:
Krystyna Więch