ZARZĄDZENIE NR 0152-51/10
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 30 grudnia 2010 r.

w sprawie powołania komisji dla dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji aktowej niearchiwalnej zdeponowanej w archiwum zakładowym Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie z przeznaczeniem jej zniszczenia.

Na podstawie § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 0152- 16/10 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 kwietnia 2010r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Powołuje się komisję w składzie:
   1. Beata Pluskota  - przewodnicząca komisji, Naczelnik Wydziału Organizacyjnego;
   2. Krystyna Więch - członek komisji, główny specjalista - prowadząca archiwum zakładowe;
   3. Krystian Kosiński - członek komisji, Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych;
   4. Milena Świeboda - członek komisji, Naczelnik Wydziału Finansowo – Księgowego;
   5. Teresa Drążek - członek komisji, Naczelnik Wydziału Działalności Gospodarczej,  Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami;
   6. Krzysztof Czosnowski - członek komisji, Zastępca Naczelnika Wydziału Planowania Przestrzennego, Strategii, Rozwoju i Inwestycji.
2. Zadaniem komisji jest:
   1. dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej aktowej kwalifikującej się do brakowania po upływie okresu jej przechowania określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych oraz sporządzenie spisu tej dokumentacji;
   2. obligatoryjne uwzględnienie oceny przydatności dokumentacji aktowej dokonanej przez naczelnika/kierownika danej komórki organizacyjnej.
3. Z przeprowadzonych czynności komisja sporządza protokół, którego integralną część stanowi spis dokumentacji aktowej niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

§ 2. Komisja ulega rozwiązaniu po wykonaniu zadania i uzyskaniu zgody na brakowanie wydanej przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Gminy.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

Realizując dyspozycję zawartą w § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.  w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r. Nr 167 poz. 1375) oraz potrzebą dokonania brakowania dokumentacji aktowej, dla której upłynął okres przechowywania w archiwum zakładowym Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie - koniecznym jest powołanie komisji dla dokonania oceny i wydzielenia tej dokumentacji.
W związku z powyższym, naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych otrzymali wydruki (każdy – wg właściwości merytorycznej) dokumentacji kwalifikującej się do zniszczenia - w celu weryfikacji (oceny).
Powołana komisja przy wykonywaniu swoich czynności obligatoryjnie uwzględni ocenę wydaną przez naczelnika/kierownika merytoryczynej komórki organizacyjnej, której dokumentacja ma ulec zniszczeniu.

Sporządziła:
Krystyna Więch