ZARZĄDZENIE Nr 206/03
Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
z dnia 22 grudnia 2003r.

w sprawie obowiązywania Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie

Na podstawie § 7 ust. 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Gryfinie, stanowiącego załącznik do uchwały nr XXXI/385/01 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 26 kwietnia 2001 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (Dziennik Urzędowy Województwa Zachodniopomorskiego Nr 21,poz.439, zmiana: Nr 39, poz. 928) zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania:

 "Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie".

§ 2. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu do przestrzegania postanowień Instrukcji, o której mowa w § 1 oraz do zapoznania z jej treścią podległych pracowników.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy.

§ 5. Traci moc zarządzenie nr 9/02 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 29 sierpnia 2002r. w sprawie obowiązywania Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2004r.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

inż. Henryk Piłat

Załącznik Zarządzenia nr 206/03 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 22 grudnia 2003r.

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI
I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie

SPIS TREŚCI

1. Postanowienia ogólne
2. Zakres działania i organizacja archiwum zakładowego
3. Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
4. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe
5. Przechowywanie i ewidencja zasobu archiwum zakładowego
6. Korzystanie z dokumentacji archiwum zakładowego
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
8. >Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
9. Kontrola archiwum zakładowego
10. Postanowienia końcowe

ZAŁĄCZNIKI

1. wzór opisu strony tytułowej teczki
2. wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego
3. wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
4. wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
5. wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
6. wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

1. Niniejsza instrukcja określa organizację i zadania archiwum zakładowego, zasady i tryb przekazywania dokumentacji wytworzonej w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy do archiwum zakładowego i Archiwum Państwowego w Szczecinie (zwanego dalej Archiwum Państwowym), zasady jej przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
2. Odrębne przepisy regulują postępowanie z dokumentacją niejawną.

§2

1. Zasób archiwalny archiwum zakładowego stanowi dokumentacja powstała i powstająca w związku z działalnością Urzędu Miasta i Gminy.
2. Zasób archiwum zakładowego służy potrzebom Urzędu Miasta i Gminy. Do korzystania z tego zasobu
   przez osoby z innych jednostek organizacyjnych bądź osoby fizyczne ( uczniowie, studenci, pracownicy
   naukowi) jest konieczna zgoda Burmistrza lub Sekretarza Miasta i Gminy.

II. ZAKRES DZIAŁANIA I ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§3

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. systematyczne przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
2. przechowywanie i zabezpieczanie akt,
3. prowadzenie ewidencji archiwalnej,
4. udostępnianie dokumentacji,
5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, której okres przechowywania upłynął oraz przekazywanie jej na makulaturę - wyłącznie po uzyskaniu zezwolenia Archiwum Państwowego,
6. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt kategorii A) do Archiwum Państwowego.

§ 4

1. Organizację, prowadzenie i nadzór nad archiwum zakładowym w strukturze organizacyjnej urzędu ustala Burmistrz Miasta i Gminy w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy.
2. Archiwum zakładowe prowadzi pracownik wyznaczony pisemnie przez kierownika komórki
   organizacyjnej Urzędu, zwany dalej archiwistą zakładowym.
3. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe winien posiadać minimum wykształcenie średnie oraz ukończony specjalistyczny kurs archiwalny.
4. Do podstawowych obowiązków pracownika prowadzącego archiwum należy:
   1) prowadzenie prac wymienionych w § 3,
   2) znajomość struktury organizacyjnej urzędu oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
   3) sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności archiwum z uwzględnieniem:
   1. ilości dokumentacji przejętej do archiwum ( w metrach bieżących)
   2. ilości dokumentacji przekazanej do Archiwum Państwowego ( w mb.),
   3. ilości dokumentacji wybrakowanej ( w mb.),
   4. ilości dokumentacji udostępnianej ( w jednostkach inwentarzowych).
5. Sprawozdanie o którym mowa w § 4 ust.4 pkt 3 archiwista składa swemu przełożonemu. Jeden egzemplarz sprawozdania przesyła się do wiadomości Archiwum Państwowemu wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. A przejętych w roku sprawozdawczym.

III. LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§ 5

1. Archiwum zakładowe powinno posiadać odrębne pomieszczenie. Wielkość pomieszczenia zależna jest
   od ilości zgromadzonych akt i wielkości rocznego przyrostu dokumentacji.
2. Magazyn archiwalny winien być suchy, czysty, z możliwością wietrzenia, a akta chronione przed
   działaniem promieni słonecznych.

§ 6

Archiwum zakładowe winno być wyposażone w:

1. Regały /najlepiej metalowe/ dostosowane do wymiarów akt i rozmieszczone w sposób umożliwiający swobodny dostęp do akt. Odstępy między rzędami regałów nie powinny być mniejsze niż 70 cm. Odstępy między półkami winny wynosić 40 cm. Regały winne być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki - arabskimi.
2. Sprzęt biurowy /stół, krzesła, drabinę - umożliwiającą dostęp do górnych półek/,
3. Sprzęt ochrony przeciwpożarowej /gaśnicę proszkową oraz worki ewakuacyjne/,
4.  Sprzęt do pomiaru wilgotności powietrza i temperatury /higrometr, termometr/. Temperatura powinna być utrzymywana w granicach 16-18 stopni C, a wilgotność względna w granicach 55 %.

§ 7

1.  Magazyn archiwalny winien być właściwie zabezpieczony przed włamaniem /okna wyposażone w szkło zbrojone, drzwi antywłamaniowe, dwa zamki/ oraz dostępem osób niepowołanych.
2. Palenie tytoniu w magazynie jest zabronione.
3. Prawo wstępu do magazynu poza archiwistą zakładowym mają: bezpośredni przełożony, zwierzchnicy oraz osoby prowadzące kontrolę.
4. Naprawy i prace remontowe mogą być wykonywane w magazynie tylko w obecności archiwisty zakładowego.

 

IV. PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE

§ 8

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórce organizacyjnej przez rok, licząc od 1. stycznia roku następującego po roku załatwienia sprawy. Po tym okresie komórka organizacyjna przekazuje do archiwum zakładowego dokumentację kompletnymi rocznikami, tj. wszystkie akta z danego roku. Akta, które nadal są potrzebne do prac bieżących mogą być wykorzystywane na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.

§ 9

1. Archiwum zakładowe przejmuje akta z komórek organizacyjnych wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
   1) w odniesieniu do akt kategorii B:
   1. usunięcie wtórników pism oraz części metalowych,
   2. przesznurowanie akt,
   3. opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki ( wzór - załącznik nr 1),
   2) w odniesieniu do akt kategorii A:
   1. ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności zarejestrowania w spisie spraw, a w ramach sprawy chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę,
   2. usunięcie z akt wtórników pism i części metalowych,
   3. ponumerowanie ołówkiem (w dolnym zewnętrznym rogu) wszystkich kart zapisanych,
   4. przesznurowanie akt,
   5. opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki (wzór - załącznik nr 1).
2. Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór -załącznik nr 2). W tym celu kierownik komórki organizacyjnej wyznacza osobę do wykonania tego zadania. Spisy sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A ( w 4 egz.) oraz dla akt kategorii B (w 3 egz.).
3. Archiwista zakładowy sprawdza zgodność spisu zdawczo-odbiorczego z przekazywanymi aktami. W przypadku zgodności spis podpisują archiwista zakładowy i osoba przekazująca akta. Stwierdzenie nieprawidłowości skutkuje odmową archiwisty przejęcia akt do archiwum zakładowego do czasu ich właściwego uporządkowania.
4. Jeden egzemplarz podpisanego spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna,
   która akta przekazała, pozostałe otrzymuje archiwum zakładowe.

V. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA ZASOBU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§10

1. Archiwista zakładowy oznacza spisy zdawczo-odbiorcze akt kolejnym numerem z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych (wzór - załącznik nr 3) a poszczególne teczki sygnaturą archiwalną tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji w spisie. Sygnaturę archiwalną wpisuje się w prawym dolnym rogu teczki.

2. Archiwista zakładowy po przejęciu akt wpisuje w rubryce 7 spisu zdawczo-odbiorczego miejsce odłożenia akt na regałach (np. II/3, tzn. na regale II, półce 3 ).

3. Archiwista zakładowy odkłada egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego do teczki zbiorczej spisów.

§11

Ewidencję archiwum zakładowego stanowią:

1. spisy zdawczo-odbiorcze akt (wzór - załącznik nr 2),

2. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (wzór - załącznik nr 3),

3. rejestr udostępniania akt,

4. spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzór -załącznik
   nr 5),

5. zezwolenia na zniszczenie akt wydane przez Archiwum Państwowe,

6. teczka protokołów o brakach i uszkodzeniach akt udostępnionych.

§ 12

1. Materiały archiwalne - akta kategorii A należy w archiwum zakładowym przechowywać na wydzielonej półce regału.

2. Dokumentację aktową przechowywaną w archiwum zakładowym należy układać chronologicznie zgodnie z jej spływem do archiwum oraz według kategorii archiwalnych ( oddzielnie kategorię A i B).

3. Układ teczek na regałach winien uwzględniać maksymalne wykorzystanie miejsca i może być:
   1) pionowy - systemem bibliotecznym (teczki ułożone od lewej strony do prawej) według wzrastającej liczby pozycji teczek w spisie zdawczo-odbiorczym,
   2) poziomy - teczka na teczce.

VI. KORZYSTANIE Z DOKUMENTACJI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§13

1.  Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może być udostępniona dla celów służbowych i naukowo-badawczych na miejscu lub wypożyczona pracownikom komórek organizacyjnych. Zgodę na udostępnienie dokumentacji wytworzonej przez komórkę organizacyjną wydaje jej kierownik. W tym celu, w miesiącu styczniu każdego roku kalendarzowego, udziela pisemnego upoważnienia pracownikom.

2. Zgodę na udostępnienie dokumentacji osobie spoza Urzędu wydaje Burmistrz lub Sekretarz Miasta i Gminy.

3. Przy wydawaniu zgody na korzystanie z dokumentacji należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz.. 926).

§14

1. W celu udostępnienia akt pracownikowi:
   1) komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta potrzebę tę należy zgłosić archiwiście zakładowemu,
   2) innej komórki organizacyjnej - należy uzyskać zgodę jej kierownika.

2. Osobom spoza Urzędu akta udostępniane są na ich wniosek i po uzyskaniu zgody ( podpis) Burmistrza lub Sekretarza Miasta i Gminy.

3. Udostępnianie akt odbywa się w oparciu o prowadzoną ewidencję. Korzystający z akt odpowiada za ich stan i zwrot w terminie.

4. Przy zwrocie akt archiwista zakładowy sprawdza stan akt oraz odnotowuje datę zwrotu.

5. W przypadku zagubienia wypożyczonych akt lub uszkodzenia, archiwista zakładowy sporządza protokół na tę okoliczność. Protokół podpisuje archiwista i wypożyczający akta: kserokopię protokołu przekazuje się Burmistrzowi lub Sekretarzowi Miasta i Gminy celem podjęcia odpowiednich decyzji; drugi egzemplarz przechowuje się w aktach archiwum zakładowego, trzeci
   dołącza się do teczki, w której stwierdzono braki dokumentów.

VII. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

§15

1. Wydzielania dokumentacji dokonuje się komisyjnie na wniosek archiwisty zakładowego.

2. W skład komisji powoływanej przez Burmistrza Miasta i Gminy wchodzą: archiwista zakładowy, jego bezpośredni przełożony oraz pracownicy komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega wydzieleniu.

3. Do zadań komisji należy:
   1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania,
   2) typowanie materiałów archiwalnych ( kat.A) podlegających przekazaniu Archiwum Państwowemu,
   3) wydzielenie akt kat. BE do ekspertyzy ,
   4) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów ( 2 egz.).

4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat.A), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat. B) do kat. A - w porozumieniu w właściwym archiwum państwowym oraz wydłużyć termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
   

§16

Podpisany przez komisję protokół oceny dokumentacji (wzór - załącznik nr 4) wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania (wzór - załącznik nr 5) stanowi załącznik do wniosku Burmistrza Miasta i Gminy do Archiwum Państwowego o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w celu jej zniszczenia.

VIII. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO

§ 17

1. Materiały archiwalne po upływie terminu ich przechowywania (25 lat) archiwum zakładowe przekazuje do Archiwum Państwowego na zasadach ustalonych rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do  archiwów państwowych ( Dz.U. Nr 167, poz.1375)

2. Przekazanie akt następuje po wyrażeniu zgody Archiwum Państwowego na przejęcie akt.

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór - załącznik nr 6), sporządzonego w 3 egzemplarzach i podpisanego przez Burmistrza lub Sekretarza Miasta i Gminy. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje archiwista zakładowy, dwa Archiwum Państwowe.

4. W spisie zdawczo-odbiorczym każdą teczkę ujmuje się pod osobną pozycją.

5. Do przekazanych materiałów archiwalnych dołącza się informację, zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych w Urzędzie Miasta i Gminy, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą akta.

6. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego ponosi Urząd Miasta i Gminy.

7. Archiwista zakładowy wpisuje datę przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w 8 rubryce spisów zdawczo-odbiorczych przekazywanych akt.

IX. KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

§18

1. Bezpośredni nadzór nad prowadzeniem archiwum zakładowego sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy lub wyznaczona przez niego osoba.

2. Archiwum Państwowe jest upoważnione do kontroli archiwum zakładowego. Ponadto kontrole mogą być dokonywane na polecenie Burmistrza Miasta i Gminy, funkcjonariuszy Straży Pożarnej, Prokuratury.

§19

Kontrola archiwum zakładowego obejmuje ustalenie ilości zdeponowanej dokumentacji, sposób jej gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania, kwalifikowania akt oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 20

W przypadku zniesienia Urzędu Miasta i Gminy w wyniku likwidacji gminy, archiwista zakładowy przekazuje dokumentację archiwalną ( akta kategorii A) Archiwum Państwowemu, a dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) - urzędowi wyznaczonemu w akcie likwidacji do przejęcia akt.