ZARZĄDZENIE Nr 0152-30/05
 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 22 lipca 2005 r.

w sprawie wprowadzenia Katalogu Usług świadczonych w Urzędzie Miasta i Gminy  w Gryfinie oraz ustalenia procedury jego aktualizacji.

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.  z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23 poz.220, Nr 62 poz.558, Nr 113 poz.984, Nr 153 poz. 1271 i Nr 214 poz. 1806; z 2003 r. Nr 80 poz. 717 i Nr 162 poz. 1568; z 2004 r. Nr 102 poz.1055 i Nr 116 poz. 1203) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, zwanym dalej Urzędem, Katalog Usług świadczonych przez Urząd zawierający zbiór kart informacyjnych usług i wzory wniosków do świadczonych usług.

§ 2.

1. Karty informacyjne usług oraz wzory wniosków do świadczonych usług obowiązane są posiadać wszystkie komórki organizacyjne Urzędu - odpowiednio do właściwości merytorycznej komórki.
2. Zbiór kart i wzorów wniosków, o których mowa w ust. 1 winien znajdować się w Biurze Obsługi Interesantów. Zbiór podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

§ 3.

1. Za treść karty informacyjnej usługi, jej aktualizację oraz wzór wniosku dla danej usługi odpowiedzialność ponosi kierownik merytorycznej komórki organizacyjnej.
2. Aktualizacja karty informacyjnej usługi następuje w trybie określonym w Procedurze opracowania, ewidencjonowania i aktualizacji Katalogu Usług, stanowiącej załącznik do zarządzenia.

§ 4. Wszystkie karty informacyjne usług oraz wzory wniosków tych usług winny być dostępne dla interesantów w Biurze Obsługi Interesantów, Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, a w komórkach organizacyjnych - karty informacyjne usług i wzory wniosków odpowiednio do właściwości merytorycznej komórki.

§ 5. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

UZASADNIENIE

W dniu 24 grudnia 2004 r. Gmina Gryfino zgłosiła akces w ogólnopolskiej, społecznej Akcji "Przejrzysta Polska" prowadzonej przez "Gazetę Wyborczą" przy współudziale innych instytucji. Celem akcji jest promowanie w samorządach zasad: przejrzystości działania, partycypacji społecznej, przewidywalności, rozliczalności, fachowości i braku tolerancji dla korupcji.
Następstwem przystąpienia do akcji było powołanie zarządzeniem nr 0151-11/05 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 29 marca 2005 r. zespołów zadaniowych, dla realizacji zadań wskazanych w Regulaminie akcji. Jednym z obligatoryjnych zadań jest realizacja zasady przejrzystości polegająca m.in. na ułatwieniu mieszkańcom dostępu do usług świadczonych przez Urząd. W tym to celu zostały opracowane przez komórki organizacyjne karty informacyjne świadczonych przez nie usług a także wzory wniosków dla świadczonych usług. Ze względów organizacyjnych, potrzeby wprowadzenia ewidencji kart usług - należy stworzyć zbiór tych kart, a także ustalić sposób ich oznaczania oraz procedurę aktualiazacji.
W związku z powyższym istnieje potrzeba uregulowania tej materii w drodze zarządzenia.

 

Sporządziła:
Krystyna Więch

 

 

Załącznik
do Zarządzenia Nr 0152- 30/05
Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
z dnia 22 lipca 2005 r.

PROCEDURA OPRACOWANIA i EWIDENCJONOWANIA KARTY INFORMACYJNEJ USŁUGI ORAZ AKTUALIZACJI KATALOGU USŁUG

I. Informacje ogólne

1. Katalog Usług świadczonych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, zwany dalej Katalogiem, jest zbiorem kart informacyjnych z opisem usług oraz zbiorem wzorów wniosków koniecznych do realizacji załatwianych spraw w Urzędzie.
2. Wprowadzenie procedury okresowej aktualizacji Katalogu ma na celu zapewnienie zgodności treści kart informacyjnych usług z przepisami prawa, aktualizację innych danych zawartych w karcie informacyjnej usługi a także uzupełnienie Katalogu o karty informacyjne usług dotychczas w nim nie ujętych.
3. Nadzór nad procesem aktualizacji Katalogu, w tym zatwierdzanie zaktualizowanych kart informacyjnych usług, sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy.

II. Standaryzacja karty informacyjnej usługi

1. Karta informacyjna usługi winna zawierać w szczególności:
   1. Numer ewidencyjny karty informacyjnej;
   2. Nazwę usługi;
   3. Przepis prawa materialnego upoważniający organ gminy do realizacji zadania;
   4. Wykaz niezbędnych dokumentów do załatwienia wniosku;
   5. Wysokość opłaty skarbowej lub innej opłaty;
   6. Termin załatwienia sprawy;
   7. Nazwę komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację wniosku, numer pokoju, telefonu;
   8. Informację o środkach prawnych przysługujących stronie;
   9. Inne, uzupełniające informacje.
2. Za treść karty informacyjnej usługi, jej aktualizację oraz wzór treści wniosku odpowiedzialność ponosi kierownik komórki organizacyjnej.

III. Ewidencja karty informacyjnej usługi

1. Numer ewidencyjny karty informacyjnej usługi składa się z następujących elementów:
   1. symbolu komórki organizacyjnej,
   2. cyfry rzymskiej określającej blok tematyczny usług,
   3. cyfry arabskiej, którą jest oznaczona usługa.
   4. daty zatwierdzenia karty informacyjnej usługi.
       

      	Wzór zapisu numeru:	SEO.I/1
      		Data:....

      +Numer ewidencyjny umieszcza się w prawym, górnym rogu karty informacyjnej usługi.
       

2. W przypadku aktualizacji karty informacyjnej usługi numer ewidencyjny ulega zmianie w ten sposób, że do istniejącego numeru usługi dodaje się wielką literę alfabetu. Zmianie ulega także data zatwierdzenia karty informacyjnej.
3. Numer ewidencyjny nadaje Wydział Organizacyjny (Biuro Obsługi Interesantów) w porozumieniu z merytoryczną komórką organizacyjną.
4. Numery porządkowe nadane usługom w Wykazie kart informacyjnych usług komórki organizacyjnej są niezmienne, mogą one ulec tylko zwiększeniu.

IV. Aktualizacja Katalogu Usług (karty informacyjnej usługi)

1. W przypadku zaistniałej zmiany wpływającej znacząco na treść karty informacyjnej usługi, kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest przedłożyć niezwłocznie Sekretarzowi Miasta i Gminy zaktualizowaną kartę usługi. Po akceptacji zmian przez Sekretarza Miasta i Gminy zaktualizowaną kartę usługi należy przekazać Wydziałowi Organizacyjnemu.
2. W przypadku wprowadzenia nowych usług kierownik komórki organizacyjnej przedstawia Sekretarzowi Miasta i Gminy wzór karty informacyjnej usługi wraz z wzorem wniosku w terminie do 1 miesiąca od wprowadzenia zmiany opublikowanej w Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim bądź wynikającej z uchwały Rady Miejskiej.