ZARZĄDZENIE Nr 0050.74.2018
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 18 czerwca 2018 r.

w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt (JRP)

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 oraz art. 33 ust. 3 w zw. z art. 7 ust. 1 pkt 1 i pkt 12 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, 1000), § 10 pkt. 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.1.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 2 stycznia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego Zarządzeniem Nr 120.28.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 31 marca 2017 r., Nr 120.70.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 14 września 2017 r., Nr 120.103.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 listopada 2017 r., Nr 120.14.2018 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 1 lutego 2018 r. oraz w związku z uchwałą nr XXX/275/16 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 24 listopada 2016 r. w sprawie upoważnienia do złożenia wniosku o dofinansowanie i przyjęcia do realizacji określonego w Studium Wykonalności przedsięwzięcia pn. "Rewaloryzacja Parku Miejskiego w Gryfinie oraz terenu Górki Miłości i terenu przy ulicy Opolskiej i Kołłątaja", zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuje się Jednostkę Realizującą Projekt pn. „Rewaloryzacja Parku Miejskiego w Gryfinie oraz terenu Górki Miłości i terenu przy ulicy Opolskiej i Kołłątaja” na okres 2016-2018, zwaną dalej „JRP”. W skład JRP wchodzą:

1. Kierownik JRP - Mariusz Andrusewicz – p.o. Naczelnika Wydziału Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie;

2. Asystent ds. technicznych – Mariusz Tarka – Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej;

3. Asystent ds. technicznych – Daria Ewald – Podinspektor Wydziału Gospodarki Komunalnej;

4. Asystent ds. organizacyjnych i promocji – Justyna Siwek-Matura – Inspektor Wydziału Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie;

5. Asystent ds. zamówień publicznych - Agnieszka Wernikowska - Zastępca Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych;

6. Asystent ds. księgowych i finansowych – Maria Waszczyk – Zastępca Naczelnika Wydziału Finansowo – Księgowego.

§ 2. Przedmiotem działań JRP jest całokształt prac związanych z przygotowywaniem i wdrażaniem wyżej wymienionego projektu, finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne w przedmiotowym zakresie. Zadania JRP to w szczególności:

1. przygotowywanie na potrzeby projektu niezbędnych dokumentów formalnoprawnych,

2. nadzór nad realizacją poszczególnych procesów inwestycyjnych, w szczególności zapewnienie ciągłości finansowania projektu zgodnie z Planem Płatności, Harmonogramem Procedur Przetargowych oraz Harmonogramem Rzeczowo-Finansowym,

3. prowadzenie monitoringu, raportowania i sprawozdawczości z przebiegu realizacji projektu,

4. upowszechnianie i promowanie projektu,

5. koordynacja wykonywanych robót wynikających z realizacji projektu, w tym zapewnienie i przedłożenie Wykonawcom dokumentacji projektowej dotyczącej realizacji Projektu w zakresie ustalonym w podpisanych kontraktach, współudział w weryfikacji raportów dot. postępu robót, raportów prac Inspektora Nadzoru,

6. współpraca z instytucjami zarządzającymi i pośredniczącymi w zarządzaniu Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko,

7. zarządzanie płatnościami na rachunku Projektu w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy,

8. przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz weryfikacja i uzupełnienie materiałów dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,

9. prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą Projektu.

§ 3. Do zadań Kierownika JRP należy w szczególności:

1. kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami Jednostki Realizującej Projekt,

2. koordynacja wdrażania projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi,

3. składanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do Wydziału Zamówień Publicznych,

4. nadzór nad przygotowywaniem projektów umów na usługi i roboty związane z realizacją projektu oraz prowadzeniem rejestru umów i zleceń,

5. nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdań i raportów z realizacji projektu, dokumentów projektowych,

6. współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miasta i Gminy Gryfino w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,

7. organizacja spotkań roboczych JRP, weryfikacja postępów robót,

8. nadzór nad działaniami promocyjnymi zgodnie z wytycznymi,

9. nadzór i udział w odbiorach cząstkowych i końcowych poszczególnych części i całości Projektu, w tym sprawowanie kontroli nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym,

10. udzielanie członkom JRP pomocy i wytycznych w zakresie powierzonych zadań.

§ 4. Do zadań Asystenta ds. technicznych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Wydziałem Inwestycji i Rozwoju w ramach realizacji projektu,

2. przygotowanie dla Kierownika JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z realizacją projektu w zakresie związanym z rewaloryzacją zieleni,

3. uczestnictwo w odbiorach wydzielonych etapów inwestycji i odbiorze końcowym inwestycji,

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 5. Do zadań asystenta ds. zamówień publicznych w szczególności należy:

1. koordynacja prowadzenia procedur przetargowych związanych z realizacją projektu,

2. koordynacja przygotowywania dokumentów dotyczących zamówień publicznych, kompletowanie i archiwizowanie dokumentacji przetargowej,

3. udział w pracach komisji przetargowych.

§ 6. Do zadań Asystenta ds. księgowych i finansowych należy w szczególności:

1. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych,

2. podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania projektu zgodnie z budżetem Gminy Gryfino na rok 2018 oraz Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Gryfino na lata 2018-2025,

3. przekazywanie Kierownikowi JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z finansową realizacją Projektu,

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 7. Do zadań Asystenta ds. organizacyjnych i promocji należy w szczególności:

1. organizowanie prac Jednostki Realizującej Projekt,

2. prowadzenie dokumentacji Projektu oraz jej przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów POIiŚ,

3. sformułowanie procedur, które będą wykonywane podczas realizacji projektu zapewniających jego prawidłową realizację,

4. opracowanie planu Promocji projektu, koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją Projektu,

5. bieżący monitoring i aktualizacja realizacji zadań zgodnie z harmonogramem realizacji projektu,

6. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji harmonogramu realizacji inwestycji, harmonogramu rzeczowo-finansowego, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektu,

7. przygotowywanie projektów umów na usługi i roboty związane z realizacją projektu, prowadzenie rejestru umów i zleceń,

8. przygotowywanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do Wydziału Zamówień Publicznych,

9. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 8. Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Inwestycji i Rozwoju.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

§ 10. Traci moc Zarządzenie nr 0050.155.2016 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 16 grudnia 2016 r.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

Uzasadnienie
W związku ze zmianami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie oraz zmianami kadrowymi wymagana jest aktualizacja składu i weryfikacja zadań JRP.

Sporządziła:
Natalia Suślak